Käytämme hankintatoiminnassamme ja yhteistyössä toimittajien kanssa SAP Ariba -hankintajärjestelmää. Järjestelmässä hallinnoidaan kilpailutus-, sopimus- ja toimittajatietoa sekä tilaamista. Kutsumme toimittajat mukaan tarjouskilpailuihin sekä lähetämme rekisteröintipyynnöt ja ostotilaukset Ariban kautta. Järjestelmän käyttöönottamiseksi tarvitset henkilö-/yrityskohtaisen käyttäjätunnuksen kirjautumalla Aribaan rekisteröitymiskutsusta tai vastaamalla tarjouspyyntöön.
No Po No Pay -toimintamalli perustuu Ariban kautta tehtävään ostotilaukseen. Toimittaja saa OP:n tilauksesta ostotilausnumeron (PO), jonka perusteella toimittaja voi laskuttaa OP:ta Aribassa. Myös maksaminen tapahtuu Aribassa. Ostotilausnumeron puuttuessa muistutamme siitä tilaajia ja toimittajia. Mikäli ostotilausnumero puuttuu edelleen muistutuksen jälkeen, lasku palautetaan laskuttajalle.
Uusi toimintamalli tuo läpinäkyvyyttä ja sujuvuutta laskutukseen; ostotilauksella varmistetaan sopimuksenmukaisuus, riittävät hyväksynnät sekä laskujen ajantasainen maksatus. Suurin hyöty saadaan kuitenkin siitä, että laskut kulkevat yhden järjestelmän kautta. Toimittajana pystyt seuraamaan kaikkia OP:n tilauksia ja laskuja Ariban kautta.
Toimittajarekisteröinti
Osana toimittajan rekisteröinti- ja hyväksyntäprosessia, pyydämme toimittajaa kirjaamaan perustietoja Ariba Sourcing -palvelussa. Toimittajatiedot pyydetään tarjouspyyntöihin kutsuttavilta sekä valituilta Toimittajilta, jotka vastaavat tietojen ylläpitämisestä ajantasaisina järjestelmässä.
Toimittajatietokysely lähetetään järjestelmästä Toimittajan edustajalle. Toimittaja kirjautuu sähköpostin linkistä Ariba Sourcing -palveluun ja täyttää Toimittajatietokyselyn. Palveluun rekisteröityminen, toimittajatietojen antamisen osalta, ei aiheuta kustannuksia Toimittajalle.
Tarjouspyynnöt
Aribassa toimittajavalinta perustuu sähköiseen kilpailutusprosessiin.
OP lähettää Toimittajille kutsun sähköiseen tarjouspyyntöön. Tarjouspyyntöön vastataan Ariba Sourcing -palvelussa. Osallistuakseen kilpailutukseen toimittajan tulee kirjautua Aribaan tai luoda Ariba-tunnukset tarjouspyyntösähköpostin kautta. Palveluun rekisteröityminen, toimittajatietojen antamisen osalta, ei aiheuta kustannuksia Toimittajalle.
Ostotilaukset ja laskutus (Purchase to Pay process)
Sähköinen laskutus nopeuttaa ja tehostaa prosessia, vähentää virheitä laskujen käsittelyssä ja tuo säästöjä kummallekin osapuolelle.
Hankintasopimusten sähköinen allekirjoitus
Ariban kautta luodut uudet hankintasopimukset allekirjoitetaan pääsääntöisesti sähköisesti, joten sopimusta ei tarvitse enää tulostaa, postittaa tai skannata. Sähköinen allekirjoitus tehdään Ariba-järjestelmään integroidun DocuSign-ratkaisun avulla.