I vår upphandlingsverksamhet och i samarbete med leverantörer använder vi upphandlingssystemet SAP Ariba. I systemet förvaltas konkurrens-, avtals- och leverantörsuppgifter samt beställningar. Vi bjuder in leverantörer till anbudsförfaranden och sänder begäran om registrering och beställningar via Ariba. För att du ska kunna börja använda systemet behöver du en personlig/företagsspecifik användarkod som du får genom att logga in i Ariba via inbjudan till registrering eller genom att svara på offertbegäran.
Verksamhetsmodellen No Po No Pay baserar sig på beställningar som görs via Ariba. Leverantören får på beställning av OP ett inköpsordernummer (PO), utgående från vilket leverantören kan fakturera OP i Ariba. Också betalningen sker i Ariba. Om inköpsordernumret saknas påminner vi beställarna och leverantörerna om det. Om inköpsordernumret fortfarande saknas efter påminnelsen, returneras fakturan till faktureraren.
Den nya verksamhetsmodellen gör faktureringen transparent och smidig; med en beställning säkerställs avtalsenlighet, tillräckliga godkännanden och betalning av fakturor i realtid. Den största fördelen är emellertid att fakturorna passerar via ett enda system. I egenskap av leverantör kan du följa alla OP:s beställningar och fakturor via Ariba.
Leverantörsregistrering
Som en del av processen för registrering och godkännande av leverantörer ber vi leverantören föra in sina grunduppgifter i tjänsten Ariba Sourcing. Leverantörsuppgifterna begärs av dem som inbjuds till offertbegäran samt av valda Leverantörer, som ansvarar för att uppgifterna hålls uppdaterade i systemet.
Förfrågningar om leverantörsuppgifter sänds från systemet till Leverantörens representant. Leverantören loggar in i tjänsten Ariba Sourcing via en e-postlänk och fyller i Leverantörsuppgiftsförfrågan. För leverantörsuppgifternas del orsakar registreringen i tjänsten inga kostnader för Leverantören.
Offertbegäran
I Ariba grundar sig valet av leverantörer på en elektronisk konkurrensutsättningsprocess.
OP sänder Leverantörerna en inbjudan till en elektronisk offertbegäran. Offertbegäran besvaras i tjänsten Ariba Sourcing. För att kunna delta i konkurrensutsättningen ska leverantören logga in i Ariba eller skapa Ariba-koder via e-posten för offertbegäran. För leverantörsuppgifternas del orsakar registreringen i tjänsten inga kostnader för Leverantören.
Beställningar och fakturering (Purchase to Pay process)
E-faktureringen försnabbar och effektiviserar processen, reducerar felen vid fakturahanteringen och ger bägge parterna inbesparingar.
Elektronisk underskrift av upphandlingsavtal
Nya upphandlingsavtal som upprättats via Ariba undertecknas i regel elektroniskt. Avtalen behöver alltså inte längre skrivas ut, postas eller skannas. Den elektroniska underskriften sker via DocuSign, som har integrerats i Ariba-systemet.