Miksi sopimus kannattaa tehdä kirjallisesti?
Sopimuksen tekemisestä on hyötyä esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:
- Kaikki sopimuksen osapuolet ovat tietoisia toimituksen sisällöstä, aikataulusta ja mitä kenenkin tulee tehdä. Sopimuksessa tulee olla myös määräykset mahdollisista sopimusrikkomuksista, korvausvelvollisuudesta sekä viivästyksestä, jolloin tiedetään miten toimia, kun kaikki ei menekään suunnitellusti.
- Sopimuksen tekeminen antaa liiketoiminnastasi ammattimaisen kuvan.
- Mahdollisissa riitatilanteissa pystyt todistamaan, mitä sovittiin.
- Vaikka oma palkkiosi on pieni, virhe voi aiheuttaa valtavan vahingon.
Sopimuskumppanina kuluttaja tai yritys
Kuluttaja-asiakkaat
Yritysten kuluttaja-asiakkaita suojataan esimerkiksi kuluttajansuojalailla, jonka säännöksistä ei voi poiketa kuluttajan vahingoksi. Mikäli teet sopimuksia kuluttajien kanssa, kannattaa sinun tutustua huolellisesti kuluttajansuojalakiin.
Yritysasiakkaat
Yritykset saavat sopia keskinäisissä sopimuksissaan ehdoista melko vapaasti. Yritys voi esimerkiksi sopimuksella rajata omaa korvausvastuutaan sopimuskumppanille aiheutetuista vahingoista. Jos sopimusta ei ole tehty, yritysten välistä kauppaa sääntelee kauppalaki sekä yleiset sopimusoikeudelliset periaatteet, joiden mukaan myyjällä on melko laaja vastuu virheistään.
Erityisesti yritysten myydessä tuotteita toisille yrityksille, sopimuksen tekoon kannattaa kiinnittää erityistä huomiota, sillä laki ei itsessään anna selkeitä ratkaisuja ongelmatilanteisiin. Näin ollen yrityksesi kannattaa tehdä sopimukset huolellisesti, jotta tiedätte mihin olette sitoutuneet ja miten toimitte, jos jotain sattuu.
Jos käyt kansainvälistä kauppaa, käytä siihen erikoistunutta lakimiestä. Kansainvälisessä kaupassa lisähaasteita voi tuoda esimerkiksi se, minkä maan lakia sopimukseen sovelletaan ja missä maassa mahdolliset oikeudenkäynnit käydään. Jotta vältyt ikäviltä yllätyksiltä, tähän kannattaa kiinnittää erityistä huomiota.
Yleisiä muistisääntöjä sopimuksen tekemistä varten
Kirjallinen sopimus on yrityksen riskienhallinnan kulmakivi ja sopimusta tehtäessä kannattaa huomioida ainakin nämä seikat:
- Tee aina kirjallinen sopimus.
- Kartoita urakkaan tai toimeksiantoon liittyviä riskejä ja mieti, miten niihin voidaan varautua sopimuksessa.
- Lue ne sopimusehdot, joihin sitoudut ja mikäli et ymmärrä jotain ehtokohtaa, kysy mitä sillä tarkoitetaan.
- Jos käytät vakiosopimusehtoja, liitä ne asianmukaisesti sopimukseen. Vakioehdoista voit lukea lisää alla.
- Varmista myös, että aliurakoitsijallasi on riittävät vakuutukset.
- Käytä tarvittaessa lakimiehen apua sopimuksen tekoon.
Ennen sopimuksen tekemistä
- Tarkista sopimuskumppanisi luottotiedot ja kaupparekisteriote.
- Tutustu omaa toimialaasi koskevaan sääntelyyn.
- Pohdi, mitä vahinkoriskejä sinun yrityksesi toimintaan liittyy ja pystyisitkö rajoittamaan näitä riskejä sopimuksella. Ota tarvittaessa avuksesi lakimies.
Kirjallisen sopimuksen sisältö
Kirjallisessa sopimuksessa tulee sopia ainakin seuraavista asioista:
Kumpi sopimusosapuoli vastaa ja mistä?
- toimituksen sisältö ja sen aikataulu
Miten toimitaan, kun kaikki ei mene suunnitellusti?
- määräykset mahdollisista sopimusrikkomuksista, korvausvelvollisuudesta sekä viivästyksestä
- rajoita omaa vastuutasi tarvittaessa ja huomioi yrityksesi maksukyky, mikäli jotain sattuu.
Vakioehdot sopimuksen osana
Monilla aloilla on laadittu omat vakioehdot eli yleiset sopimusehdot kuten YSE 98, MET 03, KL2004, Tal2018, KSE2018.
Vakioehtojen käyttäminen pienentää sopimusten tekemiseen käytettävää aikaa ja sopimusten tekeminen on siten kustannustehokkaampaa. Mikäli käytät valmiita vakioehtoja, varmistu siitä, että ne soveltuvat omaan toimialaasi ja liiketoimintaasi.
Lue aina huolellisesti sopimukseen liitettävät vakioehdot, jotta tiedät mihin olet sitoutumassa. Vakioehdoissa on usein vastuunrajoitusehtoja, joihin kannattaa kiinnittää erityistä huomiota. Mikäli et ymmärrä jotain kohtaa ehtojen sisällöstä, kysy mitä sillä tarkoitetaan tai konsultoi tarvittaessa lakimiestä.
Vakioehtoja sovelletaan sopimukseen vain, jos ne on liitetty sopimukseen asianmukaisesti ja ne tulee aina antaa sopimuskumppanille tutustuttavaksi ennen sopimuksen tekemistä. Mikäli vakioehtosopimukset liitetään vain valmiiseen sopimukseen, eikä sopimuskumppanilla ole ollut mahdollisuutta tutustua niihin ennen sopimuksen solmimista, eivät ehdot tule osaksi sopimusta.
Liitä siis vakioehdot aina mukaan asiakkaalle lähetettävään tarjoukseen sekä lopulliseen sopimukseen. Esimerkiksi pelkkä viittaus yrityksesi kotisivuilta löytyviin sopimusehtoihin ei ole riittävä.
