Mitä on laskutus?
Laskutus on tärkeä taloushallinnon osa-alue, jonka avulla myyjä saa korvauksen ostajalta myydystä tuotteesta tai palvelusta. Asiakkaan laskuttaminen on hallinnollista työtä eikä yrityksesi päätehtävä. Laskuttamisesta kannattaa tehdä mahdollisimman helppoa ja tehokasta, jolloin aikaa jää enemmän itse yritystoimintaan.
Miten laskutus tehdään?
Laskutus tehdään myyjän ja asiakkaan sopimalla tavalla. Laskutus kannattaa hoitaa mahdollisimman pian ostotapahtuman jälkeen eli lasku kannattaa tehdä heti, kun olet myynyt tai toimittanut palvelun tai tuotteen asiakkaalle, jotta saat yrityksellesi kuuluvat varat mahdollisimman nopeasti tilille.
Miten yrityksen laskutus toimii?
Yrityksen laskutus toimii samojen lainalaisuuksien mukaan yritysmuodosta riippumatta. Toiminimi laskuttaa asiakkaita samaan tapaan kuin osakeyhtiö. Yrityksellä on laskuttamisen hoitamiseen monia eri laskutusvaihtoehtoja yrityksen toiminnasta riippuen. Yhdellä yrityksellä voi olla käytössään useita tapoja vastaanottaa rahaa asiakkailta. Näitä ovat e-lasku, maksupääte pankkikortti-, luottokortti-, lähi- ja mobiilimaksuja varten sekä käteinen.
Laskutus e-laskulla
Yritysten välisessä laskutuksessa suositaan e-laskua. Laskuttaja tekee laskun omassa digipalvelussa, verkkopankissa, mobiilipankissa tai pankkiyhteysohjelmassa ja lähettää sen asiakkaalle. Lasku kulkee sähköisiä kanavia pitkin turvallisesti ja nopeasti asiakkaan maksettavaksi digipalveluun, verkkopankkiin, pankkiyhteysohjelmaan tai tarvittaessa tulostuspalvelun kautta paperilaskuna asiakkaan postilaatikkoon.
Paperisen laskun toimittamisesta asiakkaalle syntyy yrityksellesi ylimääräisiä kuluja. Yritykset perivät paperisen laskun lähettämisestä laskutuslisää. Laskutuslisän tulee perustua todellisiin laskuttamisesta aiheutuviin kuluihin ja olla kohtuullinen.
E-lasku on vastaanottajan helppo myös maksaa, jolloin rahat ovat nopeammin tililläsi. Tutustu e-laskujen lähetykseen op.fi -palvelussa tai OP:n mobiilisovelluksissa.
E-laskun lähetysmahdollisuudesta sovitaan pankissa yrityksen digitaalisen asioinnin sopimuksen teon yhteydessä tai kun teet sopimuksen pankkiyhteysohjelmasta ja sen palveluista. Samassa yhteydessä saat yrityksellesi verkkolaskuosoitteen. Jos haluat laskuttaa henkilöasiakkaita e-laskulla, sinun täytyy tehdä laskuttajailmoitus, jolloin henkilöasiakkaat voivat tilata yritykseltäsi e-laskun omassa digipalvelussaan.
Kun olet tekemässä e-laskua, käytössäsi oleva ohjelma tai sovellus ohjaa sinua syöttämään tarvittavat ja pakolliset tiedot laskulle. Laskuissa kannattaa käyttää viitteitä. Viitteiden avulla saapunut maksu voidaan kohdistaa helposti oikeaan laskuun. Viitteelliset laskut ovat yrityksellesi kuluiltaan myös edullisimpia kuin viitteettömät laskut. Viitelaskurin avulla voit luoda helposti viitenumerot laskuillesi.
Tutustu OP:n viitenumerolaskuriin
Laskuttajailmoitus henkilöasiakkaiden laskuttamiseen
Yrityksen laskutus maksupäätteellä
Maksupääte on nopea ja tehokas tapa laskuttaa asiakasta. Maksupäätteellä vastaanotat asiakkailta maksuja, jos myyt palveluita tai tuotteita yksityisille henkilöille tai yrityksille, jotka käyttävät maksamiseen lähimaksua, pankki- tai luottokorttia. Maksupäätteitä on erilaisiin tarpeisiin sopivia. Voit valita yrityksellesi kiinteän kassaan liitettävän, kannettavan ja langattoman tai mobiilimaksupäätteen.
Yleisin tapa on vuokrata maksupääte, jolloin sinulla on kuukausimaksu maksettavana joka kuukausi. Kausiluonteiseen yritystoimintaan voi olla sopivampi älylaitteeseen liitettävä maksupääte, jossa kuukausimaksua ei ole. Mobiilimaksupääte toimii kortinlukijalla, joka yhdistetään bluetooth-yhteydellä matkapuhelimeen tai tablettiin. Pääero perinteisellä maksupäätteellä ja älylaitteeseen liitettävällä maksupäätteellä on kustannukset. Perinteisessä maksupäätteessä maksetaan vuokraa kuukausittain ja pieni provisio jokaisesta korttitapahtumasta. Älylaitteeseen liitettävässä maksupäätteessä kuukausimaksua ei ole, mutta korttitapahtumista perittävä provisio on isompi.
Maksupäätteet vastaanottavat tavanomaisia korttimaksuja, lähimaksuja ja mobiilimaksuja. Varsinaisen maksupäätteen lisäksi tarvitset kauppias- tai korttitilityssopimuksen, joka antaa oikeuden vastaanottaa korttimaksuja. Saman sopimuksen avulla asiakkaiden suorittamat maksut kulkeutuvat yrityksesi pankkitilille.
Laskuttaminen verkkokaupassa
Jos sinulla on suunnitelmissasi perustaa verkkokauppa, niin asiakkaiden laskuttamiseksi tarvitset kauppiassopimuksen tai vastaavan muun sopimuksen, jossa määritellään verkkokaupassasi tehtävien ostosten maksutavat. Verkkokaupan maksutapoja ovat kaikkien kotimaisten pankkien verkkomaksupainikkeet, korttimaksupainikkeet (Visa, Mastercard, American Express, Diners jne.), mobiilimaksutavat (Siirto ja Mobilepay) sekä erilaiset lasku- ja osamaksupalvelut (OP Lasku, Svea, Collector jne.).
Verkkokaupan kassapalveluihin ja maksutapoihin kannattaa panostaa. Maksutapojen on hyvä olla kattavat heti kaupan perustamisesta alkaen, ettei kaupanteko jää niistä kiinni. Kaikki edellä mainitut maksutavat on saatavilla yhdeltä palveluntarjoajalta.
Laskuttaminen käteisellä
Käteinen on säilyttänyt asemansa yhtenä maksutapana, vaikka sen käyttö maksuvälineenä on vähentynyt 10 prosentin vuosivauhdilla jo pitkään.
Yrittäjälle käteinen ei ole kuitenkaan houkuttelevin laskutusvaihtoehto, koska käteisen rahan käsittely työllistää, siitä aiheutuu kuluja ja se vie aikaa liiketoiminnasta. Myös käteisen säilyttämiseen esimerkiksi yrityksesi toimitiloissa sisältyy omat riskinsä.
Käteisen rahan käsittelyä helpottaaksesi voit tehdä pankin kanssa rahahuoltosopimuksen, jossa voit sopia esimerkiksi päiväkassan tilityksestä, vaihtorahapalvelusta, yösäilöstä tai vaikkapa suorakuljetuspalvelusta, jossa esimerkiksi päiväkassan tilitykset haetaan suoraan yrityksesi toimipaikasta. Lisäksi voit itse tallettaa rahoja talletusautomaattiin yrityksen pankkitiliin liitetyllä pankkikortilla.
Lue lisää käteisen rahan käsittelystä
Artikkelia varten on haastateltu asiakkuuspäällikkö Päivi Lehtilää OP Lounaismaasta.
