Kirjautumattoman asiakkaan antama palaute on nimetöntä, jos asiakas ei anna yhteys-, nimi- tai osoitetietojaan. Kirjautumattoman asiakkaan puhelinnumero tai sähköpostiosoite tallennetaan, jos asiakas toivoo yhteydenottoa. Asiakkaan nimi ja osoite tallennetaan, jos asiakas antaa nämä tiedot palautteen sujuvampaa käsittelyä varten.
Kirjautuneesta asiakkaasta tallennetaan palautejärjestelmään asiakkaan tai yrityksen edustajan henkilötunnus, nimi, osoite ja paikallinen osuuspankki, jonka asiakas palautteen antaja on. Lisäksi yritysasiakkaasta tallennetaan yrityksen nimi, osoite ja y-tunnus. Jos kirjautunut asiakas toivoo yhteydenottoa puhelimitse tai sähköpostitse, tallennetaan myös asiakkaan puhelinnumero tai sähköpostiosoite. Lisäksi palautteen käsittelyn yhteydessä saatetaan käyttää myös muuta olemassa olevaa asiakastietoa, mikäli asian hoitaminen sitä edellyttää.
Lisäksi palautejärjestelmään tallennetaan asiakkaan antama palaute, palautteen tyyppi, palautteen kohde sekä mahdollinen aihe.
Kerättyjä henkilötietoja käytetään ainoastaan asiakaspalautteen käsittelemiseksi, jolloin tavoitteena on parantaa ja kehittää asiakaskokemusta sekä OP Ryhmän palveluita. Henkilötietoja käsitellään OP Ryhmän finanssilaitosten asiakasrekistereissä