Kiinteistösijoitusrahaston sijoittajarekisteri

Päivitetty: 15.2.2023

Tietosuojaseloste

1. Yleistä

Tällä tietosuojaselosteella annetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä tietosuoja-asetus) sekä kansallisen tietosuojalain edellyttämiä tietoja yhtäältä rekisteröidylle, kuten rekisterinpitäjän asiakkaalle tai henkilöstölle, ja toisaalta valvovalle viranomaiselle.

2. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

Kukin OP Ryhmän (jäljempänä myös OP) hallinnoima kiinteistösijoitusrahasto, joka pitää itsenäisesti tässä selostemallissa kuvattua henkilörekisteriä.

Postiosoite: PL 308, 00013 OP
Käyntiosoite: Gebhardinaukio 1 00510 HELSINKI
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö: OP Ryhmän Tietosuojatiimi
Puhelinnumero: 0100 0500
Sähköpostiosoite: tietosuoja@op.fi

3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

OP Ryhmän tietosuojavastaava
OP Ryhmä
Postiosoite: PL 308, 00013 OP
Sähköpostiosoite: tietosuoja@op.fi

4. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt

Rekisterinpitäjän kiinteistösijoitusrahastojen henkilörekisteri

Rekisteröidyt ovat OPn hallinnoimiin kiinteistösijoitusrahastoihin sijoittaneiden yhteisöjen tai yritysten puolesta toimivia henkilöitä tai potentiaalisten sijoittajien puolesta toimivia henkilöitä.

Rekisteröityjä ovat  myös kiinteistörahastoille kiinteistöjä, tontteja tai muuta omaisuutta myyvät henkilöt sekä näihin kauppoihin liitännäiset henkilöt.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet

5.1 Käsittelyn tarkoitukset

Sijoituspalvelutoiminta sekä osto- ja myyntitoimenpide edellyttävät henkilötietojen käsittelyä. Rekisterinpitäjä käsittelee rekisteriin kuuluvia tietoja pääasiassa sijoituspalvelujen tuottamiseksi, tarjoamiseksi ja toimittamiseksi sekä omaisuuden osto-ja myyntitilanteessa. Alla on tarkempaa tietoa henkilötietojen käytöstä rekisterissä.

Henkilötietojen käyttötarkoituksiin kuuluvat:

  • asiakaspalvelu sekä asiakassuhteen hoito ja kehittäminen sekä raportointi
  • palvelujen tuottaminen, tarjoaminen ja toimittaminen sekä laadunvarmistus
  • liiketoiminnan kehittäminen
  • lakiin perustuvien sekä viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten velvoitteiden hoitaminen
  • riskienhallinta
  • palvelujen turvallisuuden varmistaminen ja väärinkäytösten selvittäminen
  • markkinoinnin ja mainonnan kohdentaminen

Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estäminen sekä pakoteseuranta

Asiakkaan tuntemistietoja ja rekisteröidyn muita henkilötietoja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä muihin laissa rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä edellytettyihin tarkoituksiin.

Rekisteröidyn henkilötietoja voidaan käyttää sen selvittämiseen, onko henkilö rekisterinpitäjän noudattamien kansainvälisten pakotteiden kohteena.

5.2 Käsittelyn oikeusperusteet

Alla on kuvattu rekisterin käyttämät henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet sekä esimerkkejä kullakin perusteella suoritettavasta käsittelystä.

Oikeusperuste Esimerkki
Sopimussuhde tai sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet Rekisterissä käsitellään henkilötietoja  sopimukseen (sijoitussitoumus) perustuen rekisteröidyn hankkimien sijoituspalvelu-jen tarjoamiseksi ja toimittamiseksi. 

Omaisuuden osto- ja myyntitilanteissa tapahtuva henkilötietojen käsittely perus-tuu sopimukseen.
Lakisääteinen velvoite Rekisterissä käsitellään henkilötietoja lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi sekä pakotelainsäädännön perusteella.
Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut Tietojen luovuttaminen muille OPn yrityksille ja palvelutuottajille, esimerkiksi asiakassuhteen hoitamista tai markkinointia varten voi perustua oikeutettuun etuun.

Rekisterinpitäjän suorittama kansainvälisten pakotteiden seuranta perustuu osin oikeutettuun etuun.

Useimmiten rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen asiakas- tai vastaavaan suhteeseen. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tällä perusteella suoritettava käsittely on oikeasuhteista rekisteröidyn etuihin nähden ja vastaa hänen kohtuullisia odotuksiaan.

 

6. Henkilötietoryhmät

Henkilötietoryhmä Ryhmän tietosisältö
Perustiedot Rekisteröidyn nimi

Rekisteröidyn yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero).

Yhteisön tai yrityksen puolesta toimivien henkilöiden nimi- ja yhteystiedot
Tuntemistiedot Lainsäädännön edellyttämät tuntemistiedot, kuten asiakkaan tunnistamiseksi sekä taloudellisen aseman ja poliittisen vaikutusvallan selvittämiseksi tarpeelliset tiedot
Asiakkuustiedot Asiakkuuden yksilöivät ja luokittelevat tiedot
Sopimus- ja tuotetiedot Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisten sopimusten tiedot sekä rahastokohtaiset omistukset

Rekisteröidyn hankkimien tuotteiden ja palvelujen tiedot
Asiakastapahtumatiedot Asiakassuhteen hoitamiseen liittyvät tehtävät ja tapahtumat
Tallenteet ja viestien sisältö Erimuotoiset tallenteet ja viestit, joissa rekisteröity on osapuolena, esimerkiksi puhelutallenteet

 

7. Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

7.1 Tietojen luovutuksensaajat  

Kerättyjä henkilötietoja voidaan luovuttaa OP:n sisällä lainsäädännön sallimissa puitteissa. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa lain sallimissa puitteissa viranomaisille, kuten Finanssivalvonnalle ja Suomen Verohallinnolle.

Luovuttaessaan rekisteriin kuuluvia henkilötietoja rekisterinpitäjä ottaa huomioon velvoittavan lainsäädännön vaatimukset, ml. rekisterinpitäjään kohdistuvat salassapitovelvoitteet.

7.2 Tietojen siirto alihankkijoille

Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja sen lukuun. Rekisterinpitäjä tekee tällaisten alihankkijoiden kanssa asianmukaiset henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset.

Alihankkijat tuottavat rekisterinpitäjälle mm. tietoteknisiä palveluja. Osa käytetyistä alihankkijoista on myös muita kuin OP:n yhteisöjä.

7.3 Kansainväliset tiedonsiirrot

Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä, ja tietoja voidaan siirtää EU:n / ETA:n ulkopuolelle. EU:n / ETA:n ulkopuolelle siirrettäessä siirto tapahtuu käyttäen EU-komission mallisopimuslausekkeita tai muuta lainsäädännön sallimaa siirtomekanismia. Lisätietoja henkilötietojen kansainvälisistä siirroista sekä mallisopimuslausekkeista saat OP:n verkkosivuilta: op.fi/tietosuoja.

8. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja sopimussuhteen voimassaolon ajan. Sopimussuhteen päätyttyä rekisterinpitäjä poistaa tai anonymisoi tiedot noin 5 vuoden kuluttua noudattamiensa poistoprosessien mukaisesti.

Potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja rekisterinpitäjä käsittelee korkeintaan vuoden ajan laskettuna siitä, kun rekisteröity viimeksi aktiivisella toimenpiteellään on osoittanut kiinnostusta rekisterinpitäjän tuotteita tai palveluja kohtaan.

Osto- ja myyntitoimenpiteiden aikana kertyneitä henkilötietoja säilytetään 5 vuotta kauppakirjan allekirjoittamisen jälkeen.  Kauppakirjoja säilytetään lähtökohtaisesti rekisterinpitäjän toiminnan ajan.

9. Henkilötietojen lähteet ja päivittäminen

Henkilötietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lain sallimissa puitteissa myös kolmansien osapuolten rekistereistä, kuten:

  • Digi- ja väestötietovirastosta
  • muiden viranomaisten pitämistä rekistereistä
  • luottotietorekisterinpitäjiltä
  • poliittisen vaikutusvallan ja rekisterinpitäjän noudattamien kansainvälisten pakotteiden piiriin kuulumisen selvittämiseksi tarpeelliset tiedot tällaisia tietokantoja ylläpitäviltä tahoilta
  • muista OPn yhteisöjen asiakasrekistereistä

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty.

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista.

Rekisterinpitäjä voi periä kohtuullisen hallinnollisen maksun rekisteröidyn pyytämistä lisäjäljennöskappaleista. Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa edellyttäen, että tiedot voidaan toimittaa tietoturvallisella tavalla.

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan ja hän voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen.

Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa yllämainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.

11. Miten rekisterin suojaus on järjestetty

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja turvallisella ja lainsäädännön vaatimukset täyttävällä tavalla. Se on huolellisesti arvioinut käsittelytoimiin liittyvät mahdolliset riskit ja ryhtynyt tarvittaviin toimenpiteisiin näiden riskien hallitsemiseksi.

Rekisterinpitäjä on suojannut tiedot asianmukaisesti teknisesti ja organisatorisesti. Rekisterin suojauksessa käytetään mm. seuraavia keinoja:

  • laitteistojen ja tiedostojen suojaus
  • kulunvalvonta
  • käyttäjien tunnistus
  • käyttövaltuudet
  • käyttötapahtumien rekisteröinti
  • käsittelyn ohjeistus ja valvonta

Rekisterinpitäjä edellyttää myös alihankkijoiltaan ja muilta yhteistyökumppaneiltaan käsiteltävien henkilötietojen asianmukaista suojaamista.