Päivitetty 18.6.2024
Tietosuojaseloste
1. Yleistä
Tällä tietosuojaselosteella annetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä tietosuoja-asetus) sekä kansallisen tietosuojalain edellyttämiä tietoja yhtäältä rekisteröidylle, kuten rekisterinpitäjän asiakkaalle tai henkilöstölle, ja toisaalta valvovalle viranomaiselle.
2. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot
OP Ryhmän Taidesäätiö
Postiosoite: PL 308, 00013 OP
Käyntiosoite: Gebhardinaukio 1 00510 HELSINKI
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö: Mirja Laine
Sähköpostiosoite: mirja.laine@op.fi
Puhelinnumero: 040 760 9183
3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
OP Ryhmän tietosuojavastaava
OP Ryhmä
Postiosoite: PL 308, 00013 OP
Sähköpostiosoite: tietosuoja@op.fi
4. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt
OP Ryhmän Taidesäätiön henkilörekisteri
Rekisteröityjä ovat OP Ryhmän Taidesäätiön arvosoittimien nykyiset ja entiset haltijat, arvosoitinten hakijat sekä nykyisten alaikäisten haltijoiden huoltajat. Lisäksi rekisteröityjä ovat OP Ryhmän Taidesäätiön hallituksen jäsenet, OP Ryhmän Taidesäätiön Jousisoitintoimikunnan jäsenet sekä OP Ryhmä Taidesäätiön Kuvataidetoimikunnan jäsenet.
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet
5.1. Käsittelyn tarkoitukset
Rekisterinpitäjä käsittelee rekisteriin kuuluvia tietoja pääasiassa arvosoitinten lainaustoiminnan mahdollistamiseksi. Soitinten haltijoiden tietoja käytetään mm. esiintymisiin ja palkkioiden maksuun, ulkomailla oleskeluun vaadittaviin lupiin sekä sopimushallinnan tarpeisiin.
Hallituksen ja toimikuntien jäsenten tietoja käsitellään säätiön lakisääteisten asioiden hoitamiseen ja kokouspalkkioiden maksuun.
5.2. Käsittelyn oikeusperusteet
Alla on kuvattu rekisterin käyttämät henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet sekä esimerkkejä kullakin perusteella suoritettavasta käsittelystä.
|
Oikeusperuste |
Esimerkki |
|---|---|
|
Sopimussuhde tai sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet |
Soitinten haltijoiden, taiteilijoiden (hankittaessa kuvataidetta) ja säätiön hallinto-orgaanien jäsenten tietojen käsittely on sopimusperusteista. Useimmiten kuvataidetta ostetaan galleristeilta eli yrityksiltä. Soitinten haltijoiden tiedot myös julkaistaan sopimusperusteisesti. |
|
Lakisääteinen velvoite |
Palkkioiden maksua koskevien tietojen käsittely verolainsäädännön mukaisesti |
6. Henkilötietoryhmät
|
Henkilötietoryhmä |
Ryhmän tietosisältö |
|---|---|
|
Perustiedot |
Soitinten hakijat
Soitinhakemuksessa annettavat tiedot, kuten hakijan nimi, syntymäaika, kansalaisuus, kotipaikka ja yhteystiedot sekä ansioluettelo
Soitinten haltijat
Nimi, henkilötunnus, kansalaisuus, kotipaikka, yhteystiedot, tilitiedot ja passikopio. Alaikäisten soitinten haltijoiden huoltajien passikopio sekä yhteystiedot.
Hallituksen ja toimikuntien jäsenet
Nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, tilitiedot
|
|
Sopimus- ja tuotetiedot |
Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisten sopimusten tiedot |
|
Tallenteet ja viestien sisältö |
Sähköpostitse tai muuten tapahtunut yhteydenpito |
7. Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät
7.1. Tietojen luovutuksensaajat
Kerättyjä henkilötietoja voidaan luovuttaa OP Ryhmän sisällä.
Palkkiotiedot toimitetaan Verohallinnolle.
Soitinten haltijoiden tietoja voidaan luovuttaa myös soitinten vakuuttajille ja huoltajille.
7.2. Tietojen siirto alihankkijoille
Rekisterinpitäjä voi myös käyttää muita alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja sen lukuun. Rekisterinpitäjä tekee tällaisten alihankkijoiden kanssa asianmukaiset henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset.
Alihankkijat tuottavat rekisterinpitäjälle mm. tietoteknisiä palveluja. Osa käytetyistä alihankkijoista voi olla OP Ryhmän yhteisöjä.
7.3. Kansainväliset tiedonsiirrot
Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä, ja tietoja voidaan siirtää EU:n / ETA:n ulkopuolelle. EU:n / ETA:n ulkopuolelle siirrettäessä siirto tapahtuu käyttäen EU-komission mallisopimuslausekkeita tai muuta lainsäädännön sallimaa siirtomekanismia. Lisätietoja henkilötietojen kansainvälisistä siirroista sekä mallisopimuslausekkeista saat OP:n verkkosivuilta: op.fi/tietosuoja.
Osa rekisterinpitäjän käyttämistä alihankkijoista on muita OP Ryhmän yhteisöjä. Ne tuottavat rekisterinpitäjälle mm. tietoteknisiä ja muita tukipalveluja.
8. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja sopimussuhteen / asiakassuhteen voimassaolon ajan ja säilyttää tietoja vähintään kymmenen vuotta soitinlainan päättymisen jälkeen. Sopimussuhteen / asiakassuhteen päätyttyä rekisterinpitäjä poistaa tai anonymisoi tiedot noudattamiensa poistoprosessien mukaisesti.
Soitinten haltijoiden nimitietoja voidaan käsitellä säätiön toiminnassa myös sopimussuhteen jälkeen esimerkiksi osana vuosikertomuksia ja muita yhteenvetoja.
Hakemuksissa olevia henkilötietoja käsitellään enintään 12 kuukauden ajan hakuprosessin päättymisestä. Jollei soitinlainaa myönnetä, rekisterinpitäjä hävittää hakemuksen vuoden sisällä siitä kun soittimen lainauspäätös on tehty.
9. Henkilötietojen lähteet ja päivittäminen
Henkilötietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty.
Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista.
Rekisterinpitäjä voi periä kohtuullisen hallinnollisen maksun rekisteröidyn pyytämistä lisäjäljennöskappaleista. Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa edellyttäen, että tiedot voidaan toimittaa tietoturvallisella tavalla.
Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan ja hän voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin.
Rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen.
Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa yllä mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.
Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.
11. Miten rekisterin suojaus on järjestetty
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja turvallisella ja lainsäädännön vaatimukset täyttävällä tavalla. Se on huolellisesti arvioinut käsittelytoimiin liittyvät mahdolliset riskit ja ryhtynyt tarvittaviin toimenpiteisiin näiden riskien hallitsemiseksi.
Rekisterinpitäjä on suojannut tiedot asianmukaisesti teknisesti ja organisatorisesti. Rekisterin suojauksessa käytetään mm. seuraavia keinoja:
- laitteistojen ja tiedostojen suojaus
- kulunvalvonta
- käyttäjien tunnistus
- käyttövaltuudet
- käyttötapahtumien rekisteröinti
- käsittelyn ohjeistus ja valvonta
Rekisterinpitäjä edellyttää myös alihankkijoiltaan ja muilta yhteistyökumppaneiltaan käsiteltävien henkilötietojen asianmukaista suojaamista.