Tietosuojaseloste
Laatimis- tai muutosajankohta: 29.3.2022
1. Yleistä
Tällä tietosuojaselosteella annetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä tietosuoja-asetus) sekä kansallisen tietosuojalain edellyttämiä tietoja yhtäältä rekisteröidylle, kuten rekisterinpitäjän asiakkaalle tai henkilöstölle, ja toisaalta valvovalle viranomaiselle.
2. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot
OP Ryhmään kuuluvat osuuspankit, jotka järjestävät edustajiston vaalinsa OP Ryhmän yhteisen vaalikonseptin mukaisesti.
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö: OP Ryhmän Tietosuojatiimi
Puhelinnumero: 0100 0500
Sähköpostiosoite: tietosuoja@op.fi
3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
OP Ryhmän tietosuojavastaava
OP Ryhmä
Postiosoite: PL 308, 00013 OP
Sähköpostiosoite: tietosuoja@op.fi
4. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt
OP:n edustajiston vaalien vaalikelpoisten omistaja-asiakkaiden, ehdokkaitten ja kannattajien rekisteri.
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet
5.1 Käsittelyn tarkoitukset
Henkilötietojen käyttötarkoitus on OP Ryhmään kuuluvan osuuspankin edustajiston vaalien toteuttaminen ja siihen kuuluva yhteydenpito vaalien ehdokkaisiin ja ehdokkaiden kannattajiin. Ehdokkaiden vaalikonevastaukset tallennetaan ja julkaistaan äänestäjien ehdokasvalinnan helpottamiseksi.
5.2 Käsittelyn oikeusperusteet
Alla on kuvattu rekisterin käyttämät henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet sekä esimerkkejä kullakin perusteella suoritettavasta käsittelystä.
| Oikeusperuste | Esimerkki |
|---|---|
| Suostumus | Ehdokkaan ja kannattajan tietoja tallennetaan ja käsitellään perustuen suostumukseen |
| Lakisääteinen velvoite | Osuuspankin edustajiston vaalien järjestäminen ja vaalijärjestelyjen toteuttamistapa. |
| Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut | Äänioikeutettujen ja äänestäneiden omistaja-asiakkaiden tietoja tallennetaan vaalien järjestämiseksi sekä sen varmistamiseksi, että jokainen äänioikeutettu omistaja-asiakas voi äänestää yhden kerran, eikä kukaan voi äänestää useampaa kertaa. |
6. Henkilötietoryhmät
| Henkilötietoryhmä | Ryhmän tietosisältö |
|---|---|
| Perustiedot | Omistaja-asiakkaan/ehdokkaan/kannattajan nimi Henkilötunnus Rekisteröidyn yhteystiedot: puhelinnumero, sähköposti ja osoite Asuinpaikka Ehdokkaan arvo/ammatti/toimi Tieto mahdollisesta nykyisestä työsuhteesta OP Ryhmässä Tieto mahdollisesta nykyisestä roolista OP Ryhmän hallinnossa |
| Kannatus- ja ehdokkuustiedot | Tieto suostumisesta edustajistonvaalien ehdokkaaksi ja kannattajaksi |
| Tieto omistaja-asiakkuudesta | Osuuspankin omistaja-asiakkuus |
| Suostumukset | Rekisteröidyn antamat, henkilötietojen käsittelyä koskevat suostumukset ja kiellot |
| Vaalikoneeseen annetut vastaukset (vain ehdokkaat) |
OPn ja sen palvelujen kehittämiseen liittyvät ehdokkaan antamat näkemykset, mielenkiinnon kohteet ja taustatiedot, jotka ehdokas antaa vastatessaan vaalikoneen kysymyksiin |
| Käyttäytymistiedot (ml. evästeillä ja muilla vastaavilla teknologioilla kerätyt tiedot) | Op.fi-sivulta kerätty verkkokäyttäytymisen ja palvelujen käytön seuranta esimerkiksi evästeiden avulla. Kerättyjä tietoja voivat olla esimerkiksi käyttäjän selailema sivu, laitteen malli, yksiköllinen laite- ja/tai evästetunniste, kanava, kuten sovellus, mobiiliselain tai internetselain, selaimen versio, IP-osoite, istuntotunniste, istunnon aika ja kesto sekä näytön tarkkuus ja käyttöjärjestelmä. |
| Tallenteet ja viestien sisältö (vain ehdokkaat) |
Ehdokkaan valokuva ja kuvatunnus, mahdolliset vaaliprosessiin liittyvät puhelutallenteet ja sähköpostiviestit. |
| Ehdokkaan äänimäärä (vain ehdokkaat) |
Ehdokkaan saama äänimäärä. |
7. Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät
Kerättyjä henkilötietoja voidaan luovuttaa OP Ryhmän sisällä lainsäädännön sallimissa puitteissa. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa muun muassa viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa.
8. Henkilötietojen siirtäminen
Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä, ja tietoja voidaan siirtää EU:n / ETA:n ulkopuolelle. EU:n / ETA:n ulkopuolelle siirrettäessä siirto tapahtuu käyttäen EU-komission mallisopimuslausekkeita tai muuta lainsäädännön sallimaa siirtomekanismia. Lisätietoja henkilötietojen kansainvälisistä siirroista sekä mallisopimuslausekkeista saat OP:n verkkosivuilta: op.fi/tietosuoja.
Osa rekisterinpitäjän käyttämistä alihankkijoista on muita OP Ryhmän yhteisöjä. Ne tuottavat rekisterinpitäjälle mm. tietoteknisiä ja muita tukipalveluja.
9. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit
Henkilötietoja tallennetaan ja käsitellään viisi vuotta, kattaen valitun edustajiston toimikauden ajan.
10. Henkilötietojen lähteet ja päivittäminen
Henkilötietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietoja voidaan kerätä myös, kun rekisteröity käyttää tiettyjä rekisterinpitäjän palveluja, kuten verkkopalvelut. Rekisteröidyn valokuva voidaan toimittaa vaalikoneeseen suoraan valokuvaamolta, mikäli rekisteröity syöttää valokuvaamolta saamansa kuvatunnuksen vaalikoneeseen.
Henkilötietoja voidaan lain sallimissa puitteissa kerätä muista OP Ryhmän yhteisöjen henkilörekistereistä, esimerkiksi edustajiston vaalien äänestysoikeuden todentamista varten.
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lain sallimissa puitteissa myös kolmansien osapuolten rekistereistä, kuten:
- Digi- ja väestötietovirastosta
- muiden viranomaisten pitämistä rekistereistä
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty.
Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista.
Rekisterinpitäjä voi periä kohtuullisen hallinnollisen maksun rekisteröidyn pyytämistä lisäjäljennöskappaleista. Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa edellyttäen, että tiedot voidaan toimittaa tietoturvallisella tavalla.
Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan ja hän voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin.
Rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen.
Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa yllämainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.
Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.
12. Oikeus peruuttaa suostumus
Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun suostumusperusteisen käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen peruuttaminen voi kuitenkin vaikuttaa palvelun käytettävyyteen ja toiminnallisuuksiin.
13. Miten rekisterin suojaus on järjestetty
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja turvallisella ja lainsäädännön vaatimukset täyttävällä tavalla. Se on huolellisesti arvioinut käsittelytoimiin liittyvät mahdolliset riskit ja ryhtynyt tarvittaviin toimenpiteisiin näiden riskien hallitsemiseksi.
Rekisterinpitäjä on suojannut tiedot asianmukaisesti teknisesti ja organisatorisesti. Rekisterin suojauksessa käytetään mm. seuraavia keinoja:
- laitteistojen ja tiedostojen suojaus
- kulunvalvonta
- käyttäjien tunnistus
- käyttövaltuudet
- käyttötapahtumien rekisteröinti
- käsittelyn ohjeistus ja valvonta
Rekisterinpitäjä edellyttää myös alihankkijoiltaan ja muilta yhteistyökumppaneiltaan käsiteltävien henkilötietojen asianmukaista suojaamista.