OP Etäkokouspalvelua käyttäen voidaan osuuspankkien osuuskunnan ja edustajiston kokoukset järjestää hybridikokouksina. Hybridikokouksissa osa kokoukseen osallistuvista henkilöistä on paikan päällä kokouskutsussa ilmoitetussa paikassa ja osa osallistujista voi osallistua kokoukseen etäyhteyksien välityksellä.
Palvelu sisältää myös äänestystoiminnallisuuden, jolla sekä äänestyksen järjestäminen että äänestäminen onnistuvat vaivattomasti.
Osallistuaksesi kokoukseen OP Etäkokouspalvelun avulla tarvitset:
- tietokoneen, tabletin tai älypuhelimen
- verkkoyhteyden
- sähköpostiosoitteen
- vahvan tunnistautumisvälineen.
Vahvalla tunnistautumisvälineellä tarkoitetaan pankin myöntämiä henkilökohtaisia verkkopalvelutunnuksia tai mobiilioperaattorisi tarjoamaa mobiilivarmennetta. Vahva tunnistautumisväline on sama, jolla kirjaudut sisään verkko- ja mobiilipankkiisi tai vahvistat ostokset verkkokaupoissa.
Kokoustaminen tapahtuu Microsoftin Teams-palvelussa. Microsoft Teams on ilmainen, OP:n hyväksymä ja osuuspankkien käytössä oleva työkalu. Osallistuessasi kokoukseen tabletilla tai älypuhelimella sinun tarvitsee ladata erillinen Teams-sovellus laitteellesi. Tietokoneella osallistuessasi et tarvitse erillistä sovellusta, vaan voit osallistua kokoukseen koneen selaimella.
Huomioithan, että jokaisella etäyhteyksien kautta osallistuvalla henkilöllä tulee olla käytössään oma laite.
Kokoukseen osallistuminen OP Etäkokouspalvelun avulla
Ilmoittautuminen kokoukseen
- Tarkista, että sinulla on kaikki yllä mainitut välineet osallistuaksesi kokoukseen etänä.
- Ilmoita kokoukseen ilmoittautumisen yhteydessä, että osallistut kokoukseen etänä.
Kokoustaminen
- Saat ennen kokouksen alkamista kaksi muistutusta kokoukseen siirtymisestä. Muistutukset lähetetään ilmoittamaasi sähköpostiosoitteeseen.
- Muistutus kokoukseen siirtymisestä sisältää tiedon kokouksesta ja henkilökohtaisen kokoukseen tarvittavan ID-koodin. Kokeile vielä ennen kokouksen alkamista, että siirtyminen kokoukseen onnistuu ja palvelu toimii moitteettomasti.
- Havaitessasi palvelun käytössä ongelmia, ole yhteydessä kokouskutsussa mainittuun kokouksen yhteyshenkilöön.
- Tunnistauduttuasi ja palvelun tarkistettua osallistumisoikeutesi sinulle avautuu linkki, jota klikkaamalla pääset siirtymään Teams-kokoukseen.
- Näet nyt kokouksen aloitusnäkymän. Kokouksen alettua voit osallistua kokoukseen kuvan ja äänen välityksellä. Näet ruudulla käsiteltävän aineiston ja voit osallistua keskusteluun avaamalla mikrofonisi. On hyvä muistaa pitää oma mikrofoni vaiennettuna aina, kun ei itse osallistu keskusteluun.
Äänestäminen
- Kokouksissa, joissa järjestetään äänestys tai äänestyksiä, kokouksen järjestäjä käynnistää äänestyksen asettamalla kokousnäkymään kaikkien osallistujien nähtäville linkin äänestyspalveluun. Klikattuasi äänestyslinkkiä sinulle avautuu OP Tunnistuspalvelu. Tunnistautumalla uudelleen varmistat olevasi kokoukseen osallistuva äänioikeutettu henkilö.
- Tunnistautumisen jälkeen sinulle avautuu äänestysnäkymä. Älä sulje kokouspalvelua, vaan jätä se avoimeksi taustalle. Tällöin kuulet kokouksen äänet ja mahdolliset ohjeet, ja sinun on helppo siirtyä äänestyspalvelusta äänestyksen jälkeen takaisin kokoukseen.
- Äänestyspalvelussa annat oman äänesi valitsemalla haluamasi vaihtoehdon tai vaihtoehdot ja vahvistamalla valintasi painamalla Äänestä-painiketta. Vaalisalaisuus on turvattu, eikä antamasi ääni näy muille kokoukseen osallistujille.
- Äänestyksen jälkeen voit siirtyä takaisin kokouspalveluun klikkaamalla Sulje äänestys ja siirry kokoukseen -nappia.
Kokouksen lopettaminen
- Poistu kokouksesta klikkaamalla Lopeta kokous -nappia.