Taustaselvitykset tehdään vuokratyövoima- ja palveluntuotantotoimeksiannoilla työskenteleville, mikäli henkilöllä on kulkuoikeudet OP Ryhmän tiloihin tai käyttöoikeudet OP Ryhmän järjestelmiin. Myös johdon konsulteille tulee tehdä taustaselvitykset, mikäli he työskentelevät OP Ryhmässä kriittisiksi määritellyn tiedon parissa.
Ulkoiselle työvoimalle tehtävät taustaselvitykset ovat saman sisältöisiä, kuin OP:n omalle työvoimalleen teettämät taustaselvitykset.
OP Ryhmässä työtä tekevälle ulkoiselle työvoimalle tulee tehdä seuraavat taustaselvitykset:
- Huumausainetesti (mikäli testaus on työntekijän työsopimukseen sovellettavan maan lainsäädännön mukaan mahdollista)
- Luottotietojen tarkastus
- Henkilöllisyyden tarkastaminen
- Ulkomaisen työvoiman työnteko-oikeuden tarkastaminen (onko henkilöllä työnteko-oikeus Suomessa)
- Eturistiriita- ja yritysyhteystarkastus (koskee vain vuokratyövoimasopimuksella työskenteleviä)
- Turvallisuusselvitys, mikäli tehtävä sitä edellyttää. Ulkomailla teetetään vastaava kansallisen lainsäädännön mahdollistama rikosrekisteriote. Lisätietoja turvallisuusselvityksistä alempana.
Edellä mainittujen lisäksi edellytämme, että henkilö on allekirjoittanut toimittajan kanssa salassapitositoumuksen. Tarvittaessa OP:lla on myös oikeus vaatia erillinen henkilökohtainen salassapitositoumus tehtäväkohtaisesti.
Turvallisuusselvitykset (Turvallisuusselvityslaki 726/2014)
Turvallisuusselvitettävät tehtävät tunnistetaan hankkeen/projektin määrittelyn, tehtävänkuvien ja sopimuksen laatimisen yhteydessä. Tehtävien tunnistamisesta vastaavat yhdessä liiketoiminnan, hankinnan ja toimittajan edustajat. OP vastaa turvallisuusselvitysten tekemisestä (pl. ulkomaiset rikosrekisteriotteet).
Turvallisuusselvitysprosessi voi kestää useamman viikon ja henkilö voi aloittaa tehtävässä ehdollisena selvitysprosessin ajan.
Toimittajan vastuut:
- Vastaa siitä, että OP:lle työskenteleville henkilöille on tehty OP:n ohjeistuksen mukaiset taustaselvitykset.
- Vastaa ulkomaisen työvoiman rikosrekisteriotteen tekemisestä, mikäli tehtävä sitä vaatii.
- Vastaa taustaselvitysten tekemisen lainmukaisuudesta. Selvitykset tehdään kansalaisuudesta tai työskentelymaasta riippumatta. Paikallinen lainsäädäntö antaa raamit sille, mitä selvityksiä voidaan teettää ja milloin.
- Vastaa taustaselvityksistä tiedottamisesta toimeksiantoon harkittaville henkilöille sisällyttäen maininnan selvityksistä esim. hakuilmoitukseen.
- Vastaa siitä, että toimittajalla on prosessi taustaselvitysten teettämiseksi sekä siitä, että toimittaja pystyy esittämään pyydettäessä vahvistuksen niiden teettämisestä ja ajankohdasta.
- Ilmoittaa välittömästi OP:n tilaajalle, mikäli taustaselvityksissä ilmenee poikkeuksia.
Milloin taustaselvitykset tehdään:
- Taustaselvitykset tulee tehdä viimeistään jokaisen uuden sopimuksen/toimeksiannon yhteydessä.
- Taustaselvitykset tulee tehdä uudestaan, mikäli OP:lle työskentelevän henkilön työsopimuksessa toimittajayritykseen on kuuden (6) kuukauden tai sitä pidempi katkos.
Jos toimittaja tai toimeksiantoon valittu henkilö kieltäytyy taustaselvityksistä, ei sopimusta voida tehdä ja toimeksiantoa aloittaa.