Tietosuojaseloste
1. Yleistä
Tällä tietosuojaselosteella annetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä tietosuoja-asetus) sekä kansallisen lainsäädännön edellyttämiä tietoja yhtäältä rekisteröidylle, kuten rekisterinpitäjän asiakkaalle tai henkilöstölle, ja toisaalta valvovalle viranomaiselle.
2. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot
Pivo Wallet Oy
Postiosoite: PL 308, 00013 OP
Käyntiosoite: Gebhardinaukio 1, 00510 HELSINKI
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö: OP Sujuvat kaupat asiakaspalvelu
Puhelinnumero: 010 253 0300
Sähköpostiosoite: asiakaspalvelu.sujuvatkaupat@op.fi
3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
OP Ryhmän tietosuojavastaava
OP Ryhmä
Postiosoite: PL 308, 00013 OP
Sähköpostiosoite: tietosuoja@op.fi
4. Rekisterin nimi
OP Sujuvat kaupat -palvelun asiakasrekisteri
Rekisteri kattaa käyttäjät, jotka ostavat tai myyvät ajoneuvoja OP Sujuvat kaupat -palvelussa tai vierailevat OP Sujuvat kaupat -palvelun verkkosivulla.
Pivo Wallet Oy:n rekisterinpitäjänä tarjoaman OP Sujuvat kaupat -palvelun kautta käyttäjä voi hoitaa yksityisten väliset autokaupat alusta loppuun. Palvelussa käyttäjä voi myös hakea OP Yrityspankin rahoitusta ajoneuvon hankintaan ja hankkia ajoneuvolle Pohjola Vakuutuksen tarjoamia vakuutuksia.
Rahoituksen tarjoamisessa Pivo Wallet toimii OP Yrityspankin asiamiehenä ja OP Yrityspankki käsittelee rahoitusta myöntäessään tietoja rekisterinpitäjänä OP Yrityspankin asiakasrekisterin tietosuojaselosteen mukaisesti. OP Yrityspankki tarjoaa auton maksamisen palvelun rekisterinpitäjänä. OP Yrityspankki toimii rekisterinpitäjänä myös lain vaatiman rahanpesun estämiseen liittyvän henkilötietojen käsittelyn osalta.
Vakuutusten myöntämisessä rekisterinpitäjänä toimii oman tietosuojaselosteensa mukaisesti Pohjola Vakuutus Oy ja henkilötietojen käsittelijänä, Pohjola Vakuutuksen asiamiehenä vakuutuksia myy Sujuvat kaupat -palvelusta vastaava Pivo Wallet. Palvelussa voi myös tehdä auton luovutusilmotuksen Liikenne- ja viestintävirasto Traficomille käyttäen Pohjola Vakuutuksen ilmoituspalvelua. Tämän palvelun tarjoaa rekisterinpitäjänä Pohjola Vakuutus.
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet
5.1 Käsittelyn tarkoitukset
Henkilötietojen käyttötarkoitukset ovat:
- asiakaspalvelu sekä asiakassuhteen hoito ja kehittäminen, mukaan lukien asiakasviestintä
- palvelujen ja tuotteiden tuottaminen (OP Sujuvat kaupat -palvelun tarjoaminen), kehittäminen, automatisointi ja laadunvarmistus sekä asiakas- ja käyttäjämallinnusten tekeminen
- tuotteiden ja palvelujen käytön seuranta ja analysointi sekä asiakkaiden segmentointi, jotta rekisterinpitäjä pystyy tarjoamaan käyttäjille muun muassa personoitua sisältöä tuotteissa ja palveluissa
- palvelujen turvallisuuden varmistaminen ja väärinkäytösten selvittäminen
- riskienhallinta
- koulutustarkoitukset
- suoramarkkinointi, mielipide- ja markkinatutkimukset, etämyynti, markkinoinnin ja mainonnan kohdentaminen
- lakiin perustuvien sekä viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten velvoitteiden hoitaminen
- muu liiketoiminnan hoito ja kehittäminen
Profilointi
Rekisterin piiriin kuuluva henkilötietojen käsittely sisältää profilointia. Profiloinnilla tarkoitetaan henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa näitä tietoja käyttämällä arvioidaan tiettyjä henkilökohtaisia ominaisuuksia. Markkinoinnissa tehdään kohderyhmäpoimintoja, ja kohdentaminen perustuu erilaisiin segmentteihin.
Yleistä tietoa profiloinnista OP Ryhmässä saat tietosuojalausekkeesta osoitteesta op.fi/tietosuoja.
Rikollisuuden ehkäiseminen
Asiakkaan tuntemistietoja ja rekisteröidyn muita henkilötietoja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä muihin rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetussa laissa edellytettyihin tarkoituksiin.
OP Sujuvat kaupat -palvelun sivuston tunnistautumattomat kävijät:
OP Sujuvat kaupat -palvelun käyttäminen edellyttää tunnistautumista. Palvelun etusivulla on mahdollista vierailla ilman tunnistautumista. Tällöin vierailijan henkilötietoja käsitellään käyttäjän suostumuksella analytiikka- ja markkinointitarkoituksiin asettamalla käyttäjän päätelaitteelle evästeitä.
5.2 Käsittelyn oikeusperusteet
Alla on kuvattu rekisterin käyttämät henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet sekä esimerkkejä kullakin perusteella suoritettavasta käsittelystä.
| Oikeusperuste | Esimerkki |
|---|---|
| Sopimussuhde tai sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet | Rekisterissä käsitellään henkilötietoja pääasiassa sopimukseen perustuen rekisteröidyn itsestään antamiin tietoihin. Palvelun tarjoaminen perustuu OP Sujuvat kaupat -palvelun käyttöehtoihin. Tällä perusteella käsitellään käyttäjien tietoja, kun he luovat ja toteuttavat toimeksiannon auton myymisestä. |
| Suostumus | Sähköinen suoramarkkinointi perustuu rekisteröidyn suostumukseen, esimerkiksi rekisteröidyn antamaan sähköiseen suoramarkkinointilupaan. Sähköinen suoramarkkinointi tarkoittaa suoramarkkinointia esimerkiksi sähköpostitse, teksiviestitse tai sovellusten push-viestien avulla. Myös muiden kuin palvelun kannalta välttämättömien evästeiden käyttö verkkosivuilla perustuu rekisteröidyn suostumukseen. Rekisteröity voi myös tilata suostumuksellaan uutiskirjeitä. |
| Lakisääteinen velvoite | Rekisterissä käsitellään henkilötietoja rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi sekä pakotelainsäädännön perusteella. Henkilötietoja käsitellään myös esimerkiksi vero- ja kirjanpitolainsäädännön vaatimusten toteuttamiseksi. |
| Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut | Puhelimitse ja postitse tehtävä suoramarkkinointi perustuu usein rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Myös liiketoiminnan kehittäminen sekä väärinkäytösten ja petosten ehkäiseminen perustuvat rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Lisäksi tietojen luovuttaminen OP Ryhmän yhteisöjen välillä perustuu usein oikeutettuun etuun. |
6. Henkilötietoryhmät
| Henkilötietoryhmä | Ryhmän tietosisältö |
|---|---|
| Perustiedot | Rekisteröidyn henkilötunnus henkilön tunnistamiseksi Rekisteröidyn nimi Rekisteröidyn yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero) Ajoneuvon rekisterinumero |
| Asiakkuustiedot | Asiakkuuden yksilöivät ja luokittelevat tiedot, kuten kaupan tunnus tai asiakastunnus |
| Tuntemistiedot | Lainsäädännön edellyttämät tuntemistiedot, kuten asiakkaan tunnistamiseksi sekä taloudellisen aseman ja poliittisen vaikutusvallan selvittämiseksi tarpeelliset tiedot |
| Suostumukset | Rekisteröidyn antamat, henkilötietojen käsittelyä koskevat suostumukset ja kiellot |
| Asiakastapahtumatiedot | Asiakassuhteen hoitamiseen liittyvät tehtävät ja tapahtumat, kuten yhteydenotot OP Sujuvat kaupat -palvelun asiakaspalveluun sekä palvelussa tehdyt myyntitapahtumat. |
| Tallenteet ja viestien sisältö | Erimuotoiset tallenteet ja viestit, joissa rekisteröity on osapuolena, esimerkiksi asiakaspalvelutapahtumiin liittyvät puhelutallenteet |
| Käyttäytymistiedot (ml. evästeillä ja muilla vastaavilla teknologioilla kerätyt tiedot) | Rekisteröidyn verkkokäyttäytymisen ja palvelujen käytön seuranta esimerkiksi evästeiden avulla. Kerättyjä tietoja voivat olla esimerkiksi käyttäjän selailema sivu, laitteen malli, yksilöllinen laite- ja/tai evästetunniste, kanava, kuten sovellus, mobiiliselain tai internetselain, selaimen versio, IP-osoite, istuntotunniste, istunnon aika ja kesto sekä näytön tarkkuus ja käyttöjärjestelmä. |
7. Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät
7.1 Tietojen luovutuksensaajat
Kerättyjä henkilötietoja voidaan luovuttaa OP Ryhmän sisällä lainsäädännön sallimissa puitteissa.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa lain sallimissa puitteissa viranomaisille. OP Sujuvat kaupat -palvelu tarkastaa Liikenne- ja viestintävirastoTraficomin rekisteristä, onko myyjä ajoneuvon oikea omistaja, missä yhteydessä tiedot haetaan Liikenne- ja viestintävirasto Traficomin järjestelmästä auton rekisterinumerolla ja omistajuus varmistetaan myyjän henkilötunnuksella.
Luovuttaessaan rekisteriin kuuluvia henkilötietoja rekisterinpitäjä ottaa huomioon velvoittavan lainsäädännön vaatimukset.
7.2 Tietojen siirto alihankkijoille
Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja sen lukuun. Rekisterinpitäjä tekee tällaisten alihankkijoiden kanssa asianmukaiset henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset.
Alihankkijat tuottavat rekisterinpitäjälle mm. tietoteknisiä palveluja. Osa käytetyistä alihankkijoista on muita OP Ryhmän yhteisöjä.
7.3 Kansainväliset tiedonsiirrot
Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä, ja tietoja voidaan siirtää EU:n / ETA:n ulkopuolelle. EU:n / ETA:n ulkopuolelle siirrettäessä siirto tapahtuu käyttäen EU-komission mallisopimuslausekkeita tai muuta lainsäädännön sallimaa siirtomekanismia. Lisätietoja henkilötietojen kansainvälisistä siirroista sekä mallisopimuslausekkeista saat OP:n verkkosivuilta: op.fi/tietosuoja.
8. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja asiakassuhteen voimassaolon ajan. Asiakassuhteen tiedot, kuten esimerkiksi asiakkaan tuntemiseen liittyvät tiedot, poistetaan tai anonymisoidaan noin viiden vuoden kuluttua viimeisimmästä kaupasta.
Kaupasta laadittua kauppakirjaa säilytetään yhden vuoden ajan kaupan solmimisesta.
Rekisterinpitäjä voi käsitellä sopimussuhteen päätyttyä henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.
Rekisterinpitäjällä voi olla velvollisuus käsitellä joitakin rekisteriin kuuluvia henkilötietoja yllä todettua kauemmin lainsäädännön tai viranomaisvaatimusten, kuten verotusta tai kirjanpitoa koskevan lainsäädännön, noudattamiseksi.
Jos asiakas hankkii OP Sujuvat kaupat -palvelun kautta Pohjola Vakuutuksen tarjoamia vakuutuksia tai OP Yrityspankin tarjoamaa rahoitusta ajoneuvon hankintaan, tätä varten kerättäviä tietoja säilytetään näiden palveluiden rekisterinpitäjinä toimivien Pohjola Vakuutuksen ja OP Yrityspankin asiakasrekistereiden tietosuojaselosteissa määritellyllä tavalla.
9. Henkilötietojen lähteet ja päivittäminen
Henkilötietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietoja voidaan kerätä myös rekisteröidyn laitteelta, kun rekisteröity käyttää tiettyjä rekisterinpitäjän verkkopalveluita.
Kaikki rekisterinpitäjälle soitetut sekä rekisterinpitäjältä soitetut puhelut voidaan tallentaa. Puheluiden tallenteita voidaan käyttää asiakastapahtumien varmentamiseen, asiakaspalvelun laadunvarmistukseen, palveluiden kehitykseen sekä koulutustarkoituksiin.
Henkilötietoja voidaan lain sallimissa puitteissa kerätä ja päivittää kolmansien osapuolten rekistereistä, kuten muiden OP Ryhmän yhteisöjen asiakasrekistereistä sekä Liikenne- ja viestintävirasto Traficomin ajoneuvotietorekisteristä.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty.
Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista.
Rekisterinpitäjä voi periä kohtuullisen hallinnollisen maksun rekisteröidyn pyytämistä lisäjäljennöskappaleista. Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa edellyttäen, että tiedot voidaan toimittaa tietoturvallisella tavalla.
Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan ja hän voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen.
Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa yllämainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.
Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.
11. Oikeus peruuttaa suostumus
Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun suostumusperusteisen käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen peruuttaminen voi kuitenkin vaikuttaa palvelun käytettävyyteen ja toiminnallisuuksiin.
12. Miten rekisterin suojaus on järjestetty
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja turvallisella ja lainsäädännön vaatimukset täyttävällä tavalla. Se on huolellisesti arvioinut käsittelytoimiin liittyvät mahdolliset riskit ja ryhtynyt tarvittaviin toimenpiteisiin näiden riskien hallitsemiseksi.
Rekisterinpitäjä on suojannut tiedot asianmukaisesti teknisesti ja organisatorisesti. Rekisterin suojauksessa käytetään mm. seuraavia keinoja:
- laitteistojen ja tiedostojen suojaus
- kulunvalvonta
- käyttäjien tunnistus
- käyttövaltuudet
- käyttötapahtumien rekisteröinti
- käsittelyn ohjeistus ja valvonta
Rekisterinpitäjä edellyttää myös alihankkijoiltaan ja muilta yhteistyökumppaneiltaan käsiteltävien henkilötietojen asianmukaista suojaamista.