OP Företagsbankskoncernens verksamhet leds i enlighet med centralinstitutskoncernens ledningssystem. En beskrivning av OP Andelslagskoncernens lednings- och beslutssystem finns i punkt 6 i OP Gruppens bolagsstyrningsrapport 2018.
OP Företagsbanken som en del av OP Andelslagskoncernen
OP Andelslagskoncernen består av koncernens moderbolag OP Andelslag som ägs av sammanslutningens medlemsbanker samt av bolag där moderbolaget eller dess dotterbolag antingen innehar majoriteten eller äger bolaget helt och hållet. OP Företagsbanken Abp och dess dotterbolag är en del av OP Andelslagskoncernen. Kreditinstituten som hör till OP Andelslagskoncernen är sådana medlemskreditinstitut i sammanslutningen som beskrivs närmare i lagen om en sammanslutning av inlåningsbanker.
OP Andelslag ägs av andelsbankerna i OP Gruppen. Ägarna representeras av centralinstitutets förvaltningsråd. Förvaltningsrådets allmänna uppgift är att övervaka hur OP Andelslagskoncernens högsta verkställande organ, dvs. direktionen och verkställande direktören sköter förvaltningen av centralinstitutet samt att centralinstitutets och dess koncerns verksamhet handhas med sakkunskap och omsorg i överensstämmelse med lagen om andelslag samt centralinstitutets och OP Gruppens intresse. Förvaltningsrådet övervakar också att de riktlinjer och principer på grupplanet som förvaltningsrådet fastställt också följs i OP Andelslagskoncernen. Förvaltningsrådets särskilda uppgift är att fastställa de allmänna verksamhetsprinciper som avses i sammanslutningslagen. Till dess uppgifter hör också att besluta om centrala anvisningar på grupplanet.
Beslutsfattande
I centralinstitutskoncernens dotterföretag ansvarar styrelsen för företagets förvaltning och för att verksamheten är ändamålsenligt organiserad. I sitt arbete ska styrelsen beakta OP Gruppens strategiska linjer samt övriga riktlinjer, principer och anvisningar från centralinstitutets förvaltningsråd och direktion i ärenden där centralinstitutet är skyldigt eller har rätt att dra upp riktlinjer och ge anvisningar som gäller hela koncernen.
Centralinstitutets direktion lägger fram förslag till val av ledamöter till dotterföretagens styrelse, varefter styrelsen väljs på det sätt som fastställs i bolagsordningen och gällande lagstiftning. Centralinstitutets direktion behandlar också förslagen till val av verkställande direktör för dotterföretagen före valet. Vid valen beaktas anvisningarna om hantering av intressekonflikter i gruppen.
I arbetsordningarna för dotterföretagens styrelser beskrivs respektive styrelses uppgifter. Styrelserna upprättar årligen verksamhetsplaner ur vilka tidtabellen för sammanträdena samt de viktigaste ärendena som behandlas vid sammanträdena framgår. Styrelserna utvärderar sin verksamhet och sina arbetsrutiner årligen.
Uppföljning och rapportering av OP Företagsbankens verksamhet
Hur planerna och de mål som ställts upp genomförs följs regelbundet upp för att eventuella förändringar i omvärlden och konkurrensläget samt avvikelser från planerna ska upptäckas snabbt och eventuella korrigerande åtgärder ska kunna vidtas. Hur målen nås följs också upp enligt organisationsstrukturen i utvecklingssamtal mellan cheferna och medarbetarna. Rapporteringen ska ge en riktig och klar blid av läget för den operativa verksamheten i förhållande till de mål som ställts upp, den utveckling som skett och som kan väntas i verksamheten samt de risker som äventyrar uppnåendet av målen. Vid uppföljningen av verksamheten är det centrala att uppföljningen är aktuell och tillförlitlig samt att väsentliga omständigheter och slutsatser lyfts fram som grund för beslutsfattandet. En väsentlig del av uppföljningen består utöver rapporteringen av utfallet av upprättandet av prognoser och alternativa scenarier. Uppföljningen av verksamheten är en del av den interna kontrollen som har som mål att säkerställa att
-
strategin och verksamhetsplanen genomförs och att de finansiella målen uppnås
-
riskhanteringen är heltäckande och tillräcklig
-
verksamheten är effektiv och tillförlitlig
-
den finansiella rapporteringen och den övriga rapporteringen är tillförlitlig
-
i verksamheten iakttas lag samt extern och intern reglering.