Bakgrundsutredningar utförs för personer som arbetar i egenskap av hyrd arbetskraft eller i serviceproduktionsbefattningar, ifall personen har tillträdesrättigheter till OP Gruppens lokaler eller åtkomsträtt till OP Gruppens system. Även ledningens konsulters bakgrunder ska redas ut om de arbetar i OP Gruppen med information som har fastställts som kritisk.
Bakgrundsutredningar som utförs för extern arbetskraft har samma innehåll som de bakgrundsutredningar som OP gör för sina egna anställda.
Följande bakgrundsutredningar ska göras för extern arbetskraft som arbetar i OP Gruppen:
- Test för narkotiska ämnen (ifall testning medges av lagstiftningen i det land vars lagstiftning tillämpas på arbetstagarens arbetsavtal)
- Kontroll av kreditupplysningar
- Kontroll av identitet
- Kontroll av utländsk arbetskrafts arbetsrättighet i Finland
- Intressekonflikts- och företagskopplingsgranskning (gäller endast hyrd arbetskraft)
- Säkerhetsutredning, ifall uppgiften fordrar det. Utomlands låter man utverka ett motsvarande brottsregisterutdrag i enlighet med den nationella lagstiftningen. Ytterligare information om säkerhetsutredningar nedan.
Utöver ovan nämnda förutsätter vi att personen har undertecknat en sekretessklausul med leverantören. Vid behov har OP även rätt att kräva en separat personlig sekretessklausul uppgiftsspecifikt.
Säkerhetsutredningar (Säkerhetsutredningslagen 726/2014)
Uppdrag som kräver en säkerhetsutredning identifieras då projektet fastställs och uppgiftsbeskrivningarna och avtalet upprättas. Representanterna för affärsrörelsen, upphandlingen och leverantören ansvarar för att sådana uppdrag identifieras. OP ansvarar för att göra säkerhetsutredningarna (förutom utländska brottsregisterutdrag).
Säkerhetsutredningsprocessen kan ta flera veckor och personen kan börja villkorligt i uppgiften under utredningsprocessen.
Leverantörens ansvar:
- Ansvarar för att bakgrundsutredningar i enlighet med OP:s anvisningar har gjorts för personer som arbetar för OP.
- Ansvarar för att ordna brottsregisterutdrag för utländsk arbetskraft ifall uppgiften fordrar det.
- Ansvarar för lagenligheten av bakgrundsutredningarna. Utredningarna utförs oavsett nationalitet eller landet där arbetstagaren tjänstgör. Den lokala lagstiftningen ger ramarna för vilka utredningar som kan utföras och när.
- Ansvarar för att informera för befattningen övervägda personer om bakgrundsutredningarna genom att inkludera omnämnande om utredningen i till exempel platsannonsen.
- Ansvarar för att leverantören har en process för att låta utföra bakgrundsutredningar samt för att leverantören vid begäran kan presentera en bekräftelse över att de har utförts och vid vilken tidpunkt.
- Meddelar genast beställaren hos OP ifall avvikelser framkommer vid bakgrundsutredningarna.
När utförs bakgrundsutredningarna:
- Bakgrundsutredningar ska utföras senast i samband med varje nytt avtal/uppdrag.
- Bakgrundsutredningarna måste utföras på nytt ifall det uppstår ett avbrott på minst sex (6) månader i arbetsavtalet mellan leverantörsföretaget och den person som arbetar för OP.
Om leverantören eller personen som valts för ett uppdrag inte tillåter bakgrundsutredningarna, kan man inte ingå avtalet och börja i uppdraget.