Beslut
Pohjola Försäkring Ab (nedan Pohjola) har tagit i bruk ett automatiserat beslutsförfarande i verksamhetsprocessen som gäller försäkringsansökningar inom arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkringen. Av det här beslutet framgår hur Pohjola har bedömt förutsättningarna för införandet. Beslutet baserar sig på 28 d § (488/2023) i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019, informationshanteringslagen).
I det automatiserade beslutsförfarandet beviljas kunden en lagstadgad arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring, om vissa separat fastställda villkor uppfylls. Verksamhetsprocessen infördes 1.1.2023. Införandet har skett innan 6 a kap. (488/2023) i informationshanteringslagen trädde i kraft.
Det här beslutet om införande får inte överklagas genom besvär (6 § 2 mom. i lagen om rättegång i förvaltningsärenden).
Motivering
Allmänna förutsättningar
Enligt 53 e § 2 mom. (487/2023) i förvaltningslagen (434/2003) kan en myndighet avgöra ett ärende automatiserat, när det i ärendet inte ingår omständigheter som förutsätter prövning från fall till fall eller när de i ärendet ingående omständigheter som förutsätter prövning från fall till fall har bedömts av en tjänsteman eller någon annan som handlägger ärendet. Avgöranden ska grundas på behandlingsregler som har utarbetats med stöd av tillämplig lag och förhandsprövning och som avses i informationshanteringslagen. Enligt 4 mom. i bestämmelsen i fråga får en begäran om omprövning eller ett därmed jämförbart yrkande inte avgöras automatiserat.
Det automatiserade beslutsförfarandet vid beviljandet av arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkringar baserar sig på behandlingsreglerna och hur de uppfylls. Om behandlingsreglerna inte uppfylls, kan försäkringsansökan inte avgöras automatiserat.
Enligt 53 f § 1 mom. i förvaltningslagen är en förutsättning för automatiserade avgöranden att den fysiska person som avgörandet avser avgiftsfritt till alla delar får begära omprövning av avgörandet genom en omprövningsbegäran enligt 7 a kap. i förvaltningslagen eller ett jämförbart rättsmedel. Ett undantag utgörs av situationer där en parts yrkande, som inte rör någon annan part, godkänns genom ett automatiserat avgörande (53 f § 2 mom.).
Villkoret om möjlighet att framställa begäran om omprövning tillämpas inte, eftersom en parts yrkande, som inte rör någon annan part, godkänns i verksamhetsprocessen.
Enligt 53 g § 1 mom. i förvaltningslagen ska av ett förvaltningsbeslut framgå om ärendet har avgjorts automatiserat samt var beslutet om införande finns att tillgå. Om inget beslut ges i ärendet, ska uppgifterna enligt 2 mom. i bestämmelsen i fråga ges på annat sätt senast när handläggningen av ärendet avslutas.
Kriterier för införandet
I 6 a kap. i informationshanteringslagen föreskrivs om förutsättningarna för införandet och bruk av automatiserat beslutsförfarande. Förutsättningarna i fråga har beaktats på följande sätt i det automatiserade beslutsförfarandet som är föremålet för det här beslutet.
Dokumentering av uppgiftsfördelning och behandlingsregler (28 a §)
Myndigheten ska dokumentera uppgiftsfördelningen mellan personer som har ansvaret för att utföra förpliktelser som föreskrivs i 6 a kap. i informationshanteringslagen. Dessutom ska myndigheten säkerställa att behandlingsreglerna för det automatiserade beslutsförfarandet ska dokumenteras på det sätt som föreskrivs i informationshanteringslagen. Det ska av behandlingsreglerna särskilt framgå hur det säkerställs att beslutsförfarandet är icke-diskriminerande, hur ärendet utreds tillräckligt och korrekt (inklusive hörande) och hur avgörandet motiveras eller varför det inte behöver motiveras. Av dokumenteringen ska framgå godkännaren av den och datumet för godkännande. Handlingarna ska bevaras i minst fem år från ingången av det kalenderår som följer på det år då förfarandet togs ur bruk. Dessutom ska myndigheten säkerställa att det i minst fem år från det att ett ärende har avgjorts kan påvisas vilka behandlingsregler som tillämpats vid det automatiserade avgörandet av ärendet och i vilka faser av behandlingen av ärendet en fysisk person deltagit.
Pohjola har dokumenterat de ansvariga personerna och deras uppgiftsfördelning. Pohjola har dokumenterat behandlingsreglerna. Det har separat säkerställts att förfarandet är icke-diskriminerande, att ärendet utreds och att motivering behövs.
Om det automatiserade beslutsförfarandet tas ur bruk, ska Pohjola bevara det här beslutet om införande och den dokumentation som ligger till grund för beslutet i minst fem år. Tidsfristen börjar från ingången av det kalenderår som följer på det år då förfarandet togs ur bruk.
Pohjola kan i minst fem år påvisa vilka behandlingsregler som tillämpats vid avgörandet av ett enskilt ärende. En fysisk person deltar inte i handläggningen av ärendet när en försäkringsansökan avgörs genom automatiserat beslutsförfarande.
Kvalitetssäkring (28 b §)
Före införandet av det automatiserade beslutsförfarandet samt om förfarandet ändras ska myndigheten säkerställa att förfarandet motsvarar den dokumentering som avses i 28 a § 2 mom. i informationshanteringslagen (behandlingsregler). Gott språkbruk ska säkerställas i automatiserat upprättade handlingar som ges till en part. För att säkerställa kvaliteten ska de centrala åtgärderna dokumenteras. Dessutom ska myndigheten utse en person som ansvarar för kvalitetssäkringen av det automatiserade beslutsförfarandet.
Det automatiserade beslutsförfarandet motsvarar de behandlingsregler som fastställts av Pohjola. Pohjola har säkerställt att handlingar som produceras i det automatiserade beslutsförfarandet uppfyller kraven för gott språkbruk.
De centrala åtgärderna för att säkerställa kvaliteten, inklusive testningsförfaranden, har dokumenterats och Pohjola har utsett en person som ansvarar för kvalitetskontrollen.
Kvalitetskontroll och hantering av felsituationer (28 c §)
Myndigheten ska övervaka kvaliteten och felfriheten i ärenden som avgörs automatiserat samt hantera de risker som är förknippade med förfarandet. Myndigheten ska utan dröjsmål vidta åtgärder, om ett fel som kan påverka avgörandets innehåll upptäcks i tjänsten. Felet, dess påverkningar och åtgärderna ska dokumenteras. Dessutom ska myndigheten utse en person som ansvarar för kvalitetskontrollen av det automatiserade beslutsförfarandet och för hanteringen av felsituationer.
Kvaliteten på det automatiserade beslutsförfarandet kontrolleras genom särskilt bestämda åtgärder. Pohjola har utsett en person som ansvarar för kvalitetskontrollen och hanteringen av felsituationer.
Informering (28 e §)
Ett gällande beslut om införande ska offentliggöras på webbplatsen. Dessutom ska myndigheten informera om automatiserat avgörande av ärenden, grunderna för att använda det automatiserade beslutsförfarandet och andra uppgifter som är centrala med avseende på kundens rättigheter.
Besluten om införande och ytterligare information om vårt automatiserade beslutsförfarande finns på Pohjolas webbplats på op.fi under Dataskydd – Dataskyddsbeskrivningar och kontaktinformation – Försäkringsverksamhet – Beslut om införande.
Användning av uppgifter (28 f §)
Myndigheten ska på grundval av en riskbedömning se till att det genom lämpliga tekniska åtgärder säkerställs att de uppgifter som används vid automatiserat avgörande är uppdaterade och felfria.
Pohjola har bedömt riskerna som finns i det tekniska genomförandet av förfarandet och som hänför sig till uppdateringen och felfriheten av de uppgifter som utnyttjas vid det automatiserade beslutsförfarandet.
Annan reglering
Kraven med anknytning till dataskyddet har identifierats och beaktats, eftersom det automatiserade beslutsförfarandet används för att fatta beslut som gäller fysiska personer.
På det automatiserade beslutsförfarandet vid beviljandet av arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkringar tillämpas utöver de ovannämnda inte några andra bestämmelser som inverkar på förutsättningarna för, införandet av eller användningen av det automatiserade beslutsförfarandet.
Beslut som fattas i det automatiserade beslutsförfarandet baserar sig på 157 § i lagen om olycksfall i arbetet och om yrkessjukdomar (459/2015). Vid beslutsförfarandet har man även beaktat de förfarandebestämmelser som ingår i den tillämpliga lagstiftningen.
De handlingar som ligger till grund för beslutet
Dokumenteringen av behandlingsreglerna 1.10.2024 (informationshanteringslagen 28 a § 2 mom.)
Dokumenteringen av kvalitetssäkringen 1.10.2024 (informationshanteringslagen 28 b § 3 mom.)
Dokumenteringen av kvalitetskontrollen 1.10.2024 (informationshanteringslagen 28 c § 2 mom.)
De ovan nämnda handlingarna innehåller uppgifter som omfattas av affärshemligheten (24 § 1 mom. 20 punkten i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999)).
Datum och ort för beslutet samt beslutsfattare
Beslutet om införande av det automatiska beslutsförfarandet har fattats i Helsingfors 1.10.2024 kl. 9.21. Beslutet har fattats av Jarkko Pärssinen som är direktör med ansvar för personförsäkringar.
Förfrågningar
Mer information om det automatiserade beslutsförfarandet kan fås per e-post på adressen tietosuoja@op.fi eller per post på adressen Pohjola Försäkring Ab, Gebhardsplatsen 1, 00013 OP.