Beslut
Pohjola Försäkring Ab (nedan Pohjola) har infört ett automatiserat beslutsförfarande i verksamhetsprocessen som gäller betalning av fakturor utgående från lagen om olycksfall i arbetet och om yrkessjukdomar. Av beslutet framgår hur Pohjola har bedömt förutsättningarna för införandet. Beslutet baserar sig på 28 d § (488/2023) i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019, informationshanteringslagen).
I det automatiserade beslutsförfarandet ersätts fakturor som ska betalas utgående från lagen om olycksfall i arbetet och om yrkessjukdomar, och som har lämnats in av till exempel en vårdinrättning. Verksamhetsprocessen infördes den 30 november 2021. Införandet har skett innan 6 a kap. (488/2023) i informationshanteringslagen trädde i kraft.
Beslutet om införande får inte överklagas genom besvär (6 § 2 mom. i lagen om rättegång i förvaltningsärenden).
Motivering
Allmänna förutsättningar
Enligt 53 e § 2 mom. (487/2023) i förvaltningslagen (434/2003) kan en myndighet avgöra ett ärende automatiserat när det i ärendet inte ingår omständigheter som förutsätter prövning från fall till fall eller när de i ärendet ingående omständigheter som förutsätter prövning från fall till fall har bedömts av en tjänsteman eller någon annan som handlägger ärendet. Avgöranden ska grundas på behandlingsregler som har utarbetats med stöd av tillämplig lag och förhandsprövning och som avses i informationshanteringslagen. Enligt 4 mom. i bestämmelsen i fråga får en begäran om omprövning eller ett jämförbart rättsmedel inte avgöras automatiserat.
Enligt förvaltningslagen och lagen om olycksfall i arbetet och om yrkessjukdomar kan fakturor avgöras automatiserat. Vid det automatiserade beslutsförfarandet ges jakande beslut och avgörandet av ärendet förutsätter inte sådan prövning från fall till fall som avses i förvaltningslagen. Avgörandet baserar sig på behandlingsregler som har utarbetats på förhand. Till de delar som något inte ersätts eller ersätts på ett sätt som avviker från försäkringstagarens uppfattning ges ett separat skriftligt ersättningsbeslut om ärendet i en manuell process med besvärsanvisning. Det går att överklaga ett sådant beslut till en besvärsinstans.
Enligt 53 f § 1 mom. i förvaltningslagen är en förutsättning för automatiserade avgöranden att den fysiska person som avgörandet avser avgiftsfritt till alla delar får begära omprövning av avgörandet genom en omprövningsbegäran enligt 7 a kap. i förvaltningslagen eller ett jämförbart rättsmedel. Ett undantag är situationer där en parts yrkande, som inte rör någon annan part, godkänns genom ett automatiserat avgörande (53 f § 2 mom.).
Enligt lagen om olycksfall i arbetet och om yrkessjukdomar kan den skadelidande eller försäkringstagaren be företaget om självrättelse på grund av beslutet eller överklaga beslutet till besvärsnämnden för olycksfallsärenden. Självrättelser och överklaganden är avgiftsfria.
Enligt 53 g § 1 mom. i förvaltningslagen ska av ett förvaltningsbeslut framgå om ärendet har avgjorts automatiserat och var beslutet om införande finns att tillgå. Om inget beslut ges i ärendet ska uppgifterna enligt 2 mom. i bestämmelsen i fråga ges på annat sätt senast när handläggningen av ärendet avslutas.
När Pohjola har betalat fakturan från arbetsolycksfallsförsäkringen med hjälp av det automatiserade beslutsförfarandet meddelas det till den skadelidande och försäkringstagaren när handläggningen avslutas. Automatiserat betalande är baserat på den faktura som handläggs och uppgifter som gäller skadefallet. Ytterligare information om vårt automatiserade beslutsförfarande och beslut om införande finns på vår webbplats på op.fi under Dataskydd – Dataskyddsbeskrivningar och kontaktinformation – Försäkringsverksamhet – Beslut om införande.
Kriterier för införandet
I 6 a kap. i informationshanteringslagen föreskrivs om förutsättningarna för införande och bruk av automatiserat beslutsförfarande. Förutsättningarna i fråga har beaktats på följande sätt i det automatiserade beslutsförfarandet som är föremålet för det här beslutet.
Dokumentering av uppgiftsfördelning och behandlingsregler (28 a §)
Myndigheten ska dokumentera uppgiftsfördelningen mellan personer som har ansvaret för att utföra förpliktelser som föreskrivs i 6 a kap. i informationshanteringslagen. Dessutom ska myndigheten säkerställa att behandlingsreglerna för det automatiserade beslutsförfarandet dokumenteras på det sätt som föreskrivs i informationshanteringslagen. Av behandlingsreglerna ska det särskilt framgå hur man säkerställer att avgörandet är icke-diskriminerande, hur ärendet utreds på ett tillräckligt och behörigt sätt (inklusive hörande) och hur avgörandet motiveras eller varför det inte behöver motiveras. Av dokumenteringen ska även framgå godkännaren av den och datumet för godkännande. Handlingarna ska bevaras i minst fem år från ingången av det kalenderår som följer på det år då förfarandet togs ur bruk. Dessutom ska myndigheten säkerställa att det i minst fem år från det att ett ärende har avgjorts kan påvisas vilka behandlingsregler som tillämpats vid det automatiserade avgörandet av ärendet och i vilka faser av behandlingen av ärendet en fysisk person deltagit.
Pohjola har dokumenterat de ansvariga personerna och deras uppgiftsfördelning.
Pohjola har dokumenterat behandlingsreglerna. Det har separat säkerställts att förfarandet är icke-diskriminerande, att ärendet utreds och att motivering behövs.
Om det automatiserade beslutsförfarandet avskaffas förvarar Pohjola det här beslutet om införande i minst fem år efter det. Tidsfristen börjar från ingången av det följande kalenderåret.
Kvalitetssäkring (28 b §)
Före införandet av det automatiserade beslutsförfarandet och om förfarandet ändras ska myndigheten säkerställa att förfarandet motsvarar den dokumentering som avses i 28 a § 2 mom. i informationshanteringslagen (behandlingsregler). Gott språkbruk ska säkerställas i automatiserat upprättade handlingar som ges till en part. För att säkerställa kvaliteten ska de centrala åtgärderna dokumenteras. Dessutom ska myndigheten utse en person som ansvarar för kvalitetssäkringen för det automatiserade beslutsförfarandet.
Pohjola har säkerställt att handlingar som produceras i det automatiserade beslutsförfarandet uppfyller kraven för gott språkbruk.
De centrala åtgärderna för att säkerställa kvaliteten, inklusive testningsförfaranden, har dokumenterats och Pohjola har utsett en person som ansvarar för kvalitetskontrollen.
Pohjola har säkerställt genom tekniska åtgärder att det i minst fem år från avgörandet av ärendet kan visas med vilken behandlingsregel ett enskilt ärende har avgjorts automatiserat och i vilka skeden en fysisk person har deltagit i handläggningen av ärendet.
Pohjola har utsett en person som ansvarar för kvalitetssäkringen.
Kvalitetskontroll och hantering av felsituationer (28 c §)
Myndigheten ska övervaka kvaliteten och felfriheten i ärenden som avgörs automatiserat och hantera de risker som är förknippade med förfarandet. Myndigheten ska utan dröjsmål vidta åtgärder om ett fel som kan påverka avgörandets innehåll upptäcks i tjänsten. Felet, dess påverkningar och åtgärderna ska dokumenteras. Dessutom ska myndigheten utse en person som ansvarar för kvalitetskontrollen av det automatiserade beslutsförfarandet och för hanteringen av felsituationer.
Kvaliteten på det automatiserade beslutsförfarandet kontrolleras genom särskilt bestämda åtgärder. Pohjola har utsett en person som ansvarar för kvalitetskontrollen och hanteringen av felsituationer.
Informering (28 e §)
Ett gällande beslut om införande ska offentliggöras på webbplatsen. Dessutom ska myndigheten informera om automatiserat avgörande av ärenden, grunderna för att använda det automatiserade beslutsförfarandet och andra uppgifter som är centrala med avseende på kundens rättigheter.
Besluten om införande och ytterligare information om vårt automatiserade beslutsförfarande finns på Pohjolas webbplats på op.fi under Dataskydd – Dataskyddsbeskrivningar och kontaktinformation – Försäkringsverksamhet – Beslut om införande.
Användning av uppgifter (28 f §)
Myndigheten ska på grundval av en riskbedömning se till att det genom lämpliga tekniska åtgärder säkerställs att de uppgifter som används vid automatiserat avgörande är uppdaterade och felfria.
I fråga om automatiserat beslutsförfarande för fakturor som betalas från arbetsolycksfallsförsäkringen har felfriheten och aktualiteten av de uppgifter som utnyttjas säkerställts genom tekniska åtgärder.
Annan reglering
Kraven med anknytning till dataskyddet har identifierats och beaktats, eftersom det automatiserade beslutsförfarandet används för att fatta beslut som gäller fysiska personer.
På det automatiserade beslutsförfarandet för betalning av fakturor tillämpas inte någon annan reglering än de ovannämnda som skulle ha inverkan på förutsättningarna för, införandet av eller användningen av det automatiserade beslutsförfarandet.
Beslut som fattas i det automatiserade beslutsförfarandet baserar sig på lagen om olycksfall i arbetet och om yrkessjukdomar (459/2015). Vid beslutsförfarandet har man även beaktat de förfarandebestämmelser som ingår i den tillämpliga lagstiftningen.
Bestämmelser som tillämpas
Förvaltningslagen (434/2003) 53 e §, 53 f §, 53 g § (487/2023)
Lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019) 28 a §, 28 b §, 28 c §, 28 d §, 28 f § (488/2023)
Lagen om olycksfall i arbetet och om yrkessjukdomar
De handlingar som ligger till grund för beslutet
Dokumenteringen av behandlingsreglerna 18.10.2024 (informationshanteringslagen 28 a § 2 mom.)
Dokumenteringen av kvalitetssäkringen 24.10.2024 (informationshanteringslagen 28 b § 3 mom.)
Dokumenteringen av kvalitetskontrollen 24.10.2024 (informationshanteringslagen 28 c § 2 mom.)
De ovannämnda handlingarna innehåller uppgifter som omfattas av affärshemligheten (24 § 1 mom. 20 punkten i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999)).
Datum och ort för beslutet samt beslutsfattare
Beslutet om införande av det automatiserade beslutsförfarandet har fattats i Helsingfors 24.10.2024 kl. 14.45. Beslutet har fattats av Raija Nikander, chef för personersättningstjänsterna.
Förfrågningar
Mer information om det automatiserade beslutsförfarandet kan fås per e-post på adressen tietosuoja@op.fi eller per post på adressen Pohjola Försäkring Ab, Gebhardsplatsen 1, 00013 OP.