OP:lla aloitettiin vuoden 2019 alussa muutosmatka kohti ketterämpää ja itseohjautuvaa, autonomisiin tiimeihin pohjautuvaa toimintamallia. Se on Kehittäminen ja teknologiat-organisaatiossa tarkoittanut yhteisten ketterien periaatteiden ja tapojen luomista jo pidemmän aikaa käytössä olleiden ketterän kehittämisen metodeiden lisäksi. Se on tarkoittanut myös johtamismallien hiomista entistäkin paremmiksi ja tukemaan itseohjautuvia tiimejä.
OP:n strategiset painopisteet koostuvat muutosmatkalla kolmesta osa-alueesta: työntekijäkokemuksen ja asiakaskokemuksen parantamisesta sekä toiminnan tehokkuudesta. Näiden henkiin puhaltamista itseohjautuvassa ja matalassa organisaatiossa puolestaan tukevat neljä johtamisen periaatetta, joita niin esihenkilöt kuin omaa työtään johtavat asiantuntijatkin pitävät ohjenuoranaan omassa arjessaan:
- ”Näytän suuntaa”
- ”Mahdollistan menestyksen”
- ”Kannustan oppimaan”
- ”Varmistan tulokset”
Ohjenuorien mukaan toimiminen ei siis jää ainoastaan johtotehtävissä työskentelevien vastuulle, vaan autonomisissa tiimeissä keskeistä on myös asiantuntijoiden itseohjautuva oman työnsä johtaminen. Tässä artikkelissa tutustutaankin tarkemmin siihen, mitä neljäs periaate ”Varmistan tulokset” Kehittäminen ja teknologiat -organisaatiossa sekä esihenkilön että työntekijän arjessa aktiivisena toimintatapana tarkoittaa.
Tulosten varmistaminen on vuoropuhelua sekä tarvittaessa myös suunnan muuttamista
Neljännen johtamisen periaatteen, tulosten varmistamisen voi jakaa kolmeen avaintekijään: yhdessä tekemiseen, asiakasarvon luomisen kannustamiseen sekä tulosten seuraamiseen ja poikkeamiin reagointiin.
”Itseohjautuvassa ja autonomisessa toimintamallissa töitä tehdään aidosti yhdessä. Myös esihenkilö on mukana tiimin tekemisessä ja ymmärtää kontekstin ja jopa substanssin. Esihenkilö tuntee tiiminsä jäsenet ja osaa tukea heitä oikealla tavalla”, kehittämisyksikössä esihenkilötehtävissä toimiva Head of Engineering and DevOps Henri Helakari avaa.
”Vanhanaikainen etäältä johtaminen ja ajatus, että tieto on valtaa, voivat painua historiaan. Itseohjautuvassa ja autonomisessa toimintamallissa niiden tilalla on tiimin ja esihenkilön työskentely yhdessä, avoin kommunikaatio, jatkuva palaute sekä hyvät henkilökemiat ja ihmissuhteet. Motivoiva arki ja yhdessä sovitut, mielekkäät työtehtävät varmistavat myös hyvät tulokset erittäin todennäköisesti.”
”Pyrimme aktiivisesti eroon sellaisista asioista tai prosesseista, jotka eivät edesauta asiakasarvon luomista. Se tarkoittaa, että esihenkilöinä kannustamme tiimiä ja organisaatiota proaktiiviseen mietintään: teemmekö oikeita asioita tulosten saavuttamiseksi asiakaskokemuksen parantamisen kannalta. Pidämme fokuksen siinä, että asiakkaita varten kehitämme näitä digitaalisia palveluita”, hän jatkaa.
Tulosten seuraamisessa Henri taas nostaisi keskiöön OKR-ajattelun (objectives and key results). Se tarkoittaa, että yhdessä tiimin kanssa johdon määrittämä suunta huomioiden asetetaan tavoite ja määritetään ne tulokset ja onnistumiskriteerit, joihin tähdätään kyseisen tavoitteen osalta. Kun tämä tehdään koko tiimin voimin ja kaikki ovat saaneet osallistua, on tuloksena jaettu johtajuus ja omistajuus työstä. Kaikki pystyvät myös silloin seuraamaan, milloin tekemisessä on onnistuttu ja tulokset saavutettu.
Poikkeamiin reagointi tarkoittaa, että jos onnistumiskriteerien määrittelyssä on epäonnistuttu tai niitä on ali- tai yliarvioitu, pystytään niitä tarpeen tullen muokkaamaan. Tarkoitus ei myöskään ole, että asetettuun tavoitteeseen tulisi päästä keinolla millä hyvänsä. Tavoitettakin voidaan tarpeen tullen muuttaa.
”Esihenkilöinä olemme herkästi sparraamassa vaihtoehtoja, mitä voisi tehdä, jotta päästäisiin paremmin eteenpäin. Se on jatkuvaa keskustelua sen sijaan, että kvartaalin lopussa vain katsoisimme, miten on onnistuttu tavoitteiden ja tulosten kanssa, ja vasta sitten reagoitaisiin”, Henri kertoo.
Ketterä tiimi tekee yhdessä, uskaltaa kokeilla, oppii virheistä ja lopulta saavuttaa tulokset
Henrin tiimissä työskentelevä DevOps Specialist Juha Kreivi sanoo, että johtamisen periaatteet näkyvät arjessa aktiivisena tekemisenä ja niiden merkityksen ja vaikutukset hän myös allekirjoittaa.
”Itsekin lähtisin tulosten varmistamisessa liikkeelle nimenomaan yhdessä tehdystä tavoitteiden asetannasta. Niiden pohjalta osaamme tiimissä olla systemaattisia siinä, mitä suunnittelemme tekevämme ja mitä asiakas siitä saa. OKR-malli ohjaa meitä miettimään tuloksia, sekä miten mittaamme onnistumista”, Juha kertoo.
”Meitä ohjaa OP:n visio ja strategia ylätasolla, ja linkkaamme tekemisemme niihin. Yhdessä mietimme, miten toteutamme ja kokoonnumme kunkin asian äärelle. Olemme kehittäneet myös paljon mittareita, joilla seuraamme herkällä korvalla tekemistämme ja korjaamme, kun korjattavaa on.”
Monet nyt tehtävistä asioista ovat Juhan mukaan sellaisia, joita ei ole täällä koskaan ennen tehty. Se tarkoittaa kokeilua, uskaltamista ja tiettyä kriittisyyttä omaa tekemistä kohtaan. Silloin tekee myös väistämättä virheitä. Virheistä on opittava ja lähdettävä uuteen suuntaan asiakasarvon ja tulosten saavuttamiseksi lopulta.
”Joskus lopputulos voi olla sekin, ettei tästä tule mitään, mutta siitäkin saamme oppia. Virheiden sietäminen ja hyväksyminen on keskeistä myös moderneissa johtamismalleissa. Jos tiimissä olisi sisäänrakennettu pelko, ettei saa tehdä virheitä, vaikuttaisi se väistämättä siten, ettei uskallettaisi kokeilla uutta”, Juha kertoo.
Johtamisen periaatteet luotiin ohjaamaan matalaa organisaatiota oikeaan suuntaan
Henri on ollut mukana ohjelmistokehityksen johtamistyön kehittämisessä jo ennen varsinaisen muutosmatkan alkamista. Hän pitää tärkeänä, että johtamisen periaatteita on lukumäärällisesti vain muutama, jotta niiden omaksuminen ja vieminen arkeen on mahdollisimman yksinkertaista.
Neljä määriteltyä johtamisen periaatetta ovat Henrin mielestä tärkeitä ennen kaikkea siksi, koska tiimien autonomia ja kyvykkyys tehdä merkityksellisiä asioita nojaavat nimenomaan johdon tarjoamaan selkeään suuntaan, reunaehtoihin ja pelisääntöihin.
Samaa sanoo Kehittäminen ja teknologiat -yksikön HR-johtaja Anna-Mari Valkila: ”Periaatteet määritettiin vastaamaan nykypäivän työelämän sekä itseohjautuvan ja autonomisen toimintakulttuurin vaatimuksia ja toiveita. Ihmisten itseohjautuvuuden tukeminen on keskeistä ja johtamisen periaatteiden tarkoituksena onkin, että niitä eivät toteuta vain esihenkilöt, vaan me kaikki johtaessamme omaa työtämme. Jaettu johtamisvastuu näkyy myös sen kannustamisena, että palautetta voi antaa kuka tahansa, kenelle tahansa.”
”Organisaatiotasoja on OP:ssa ketterän myötä vähennetty. Myös asiantuntijat voivat ottaa johtajuutta ja ohjata muuta tiimiä oikeaan suuntaan. Itse olen kova lean-tekemisen ja modernin johtamisen puolestapuhuja. Johtamisesta on näiden periaatteiden asettamisen myötä syntynyt myös paljon keskustelua, mikä auttaa vieläkin voimakkaammin viemään agilea eteenpäin”, Henri sanoo.