Uppdaterad 29.11.2022
1. Allmänt
Med den här dataskyddsbeskrivningen ger vi information till både den registrerade, det vill säga den personuppgiftsansvariges kunder, personal och övriga intressegrupper och övervakande myndigheter i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (härefter dataskyddsförordning) och nationell lagstiftning.
2. Personuppgiftsansvarig och den personuppgiftsansvariges kontaktuppgifter
OP Andelslag
Postadress: PB 308, 00013 OP
Besöksadress: Gebhardsplatsen 1 00510 HELSINGFORS
Den personuppgiftsansvariges kontaktperson: Lotta Ala-Kulju
E-postadress: lotta.ala-kulju@op.fi
3. Dataskyddsombudets kontaktinformation
OP Gruppens dataskyddsombud
OP Gruppen
Postadress: PB 308, 00013 OP
E-postadress: tietosuoja@op.fi
4. Registrets namn och de registrerade
OP Gruppens register för kommunikation till intressentgrupper
De registrerade kan vara företrädare för OP:s intressegrupper, media, utbildningssektorn, vetenskapssamfund, närstående företag, medborgarorganisationer, branschorganisationer, arbetsmarknadsorganisationer, beslutsfattare, myndigheter och influerare. De registrerade kan vara privatpersoner eller företrädare för sina sammanslutningar.
De registrerade kan också vara personer som har publicerat innehåll, såsom offentliga inlägg i sociala medier eller bloggar med anknytning till OP Gruppen eller dess affärsverksamhet.
Ändamålen med behandlingen av personuppgifter och rättslig grund för behandlingen
Ändamålen med personuppgifterna är:
- Underhåll, skötsel och utveckling av relationer med medier och intressegrupper
- utveckling av affärsrörelsen
- opinionsundersökningar på basis av samtycke
- mediebevakning, vilket också kan omfatta övervakning och analys av offentligt innehåll på sociala medier
Profilering
Behandlingen av personuppgifter i registret omfattar profilering. Med profilering avses en automatisk behandling av personuppgifter där man genom att använda uppgifterna bedömer vissa personliga egenskaper. I samband med mediebevakning utvärderar vi tonen i publikationerna för att följa med om publiciteten är negativ eller positiv. Ytterligare information om profileringen finns i dataskyddsklausulen på adressen op.fi/dataskydd.
| Rättslig grund | Exempel |
|---|---|
| Den personuppgiftsansvariges eller en tredje parts berättigade intressen | Behandlingen av personuppgifter för ovanstående ändamål baserar sig i regel på berättigade intressen. Mediebevakningen är grundad på berättigat intresse. |
| Samtycke | Behandlingen av personuppgifter kan också basera sig på samtycke av den registrerade, exempelvis en opinionsundersökning på basis av samtycke. |
6. Kategorier av personuppgifter
| Kategori av personuppgifter | Kategorins datainnehåll |
|---|---|
| Grundläggande uppgifter | Den registrerades namn Den registrerades kontaktuppgifter, såsom e-postadress, organisationens postadress och sociala mediekonto eller pseudonym.. |
| Bakgrundsuppgifter | Yrke, media, samhälleligt betydande förtroendeuppdrag eller betydande ställning i samhällsdebatten. |
| Innehåll i meddelanden | Innehållet i kommunikationen med den registrerade: publikationer som behandlar OP Gruppen som den registrerade offentligt har publicerat i sociala mediekanaler eller i andra medier. |
7. Mottagare och kategorier av mottagare av personuppgifter
Insamlade personuppgifter kan inom OP Gruppen lämnas ut inom de gränser som lagstiftningen tillåter, exempelvis för att göra upp listor på inbjudna gäster till evenemang.
Överföring av uppgifter till underleverantörer
Den personuppgiftsansvarige anlitar underleverantörer som behandlar personuppgifter för dess räkning. Den personuppgiftsansvarige ingår behöriga avtal med sådana underleverantörer om behandlingen av personuppgifter.
Underleverantörerna producerar bland annat datatekniska tjänster och kommunikationsverktyg för den personuppgiftsansvarige. En del av de anlitade underleverantörerna är andra företag i OP Gruppen.
8. Överföring av personuppgifter
Den personuppgiftsansvarige anlitar underleverantörer vid behandlingen av uppgifter, och uppgifter kan överföras utanför EU/EES. Då uppgifter överförs utanför EU/EES används EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller någon annan överföringsmekanism som lagstiftningen tillåter. Ytterligare information om internationella överföringar av personuppgifter och standardavtalsklausuler på OP:s webbplats: op.fi/dataskydd.
9. Lagringstid för personuppgifter eller kriterier för att fastställa lagringsperioden
Personuppgifterna lagras så länge som den registrerade verkar i ett yrke eller en samhällelig position som hör till OP:s intressentgrupper. Lagringsperioden för personuppgifter påverkas också av hur den registrerade håller kontakt med OP Gruppen och deltar i OP Gruppens verksamhet och evenemang i anslutning till lobbning och samhällsrelationer. Den personuppgiftsansvarige gör årligen en bedömning av huruvida den registrerades uppgifter behöver bevaras i det här registret.
Sökresultaten för offentliga publikationer i sociala medier och medieinnehåll som anknyter till OP Gruppen sparas i cirka tolv månader.
10. Registerkällor och uppdatering av personuppgifter
Personuppgifterna samlas in av den registrerade samt från offentliga källor, såsom statliga och kommunala aktörers samt företags webbplatser och från offentliga profiler på sociala medier. Personuppgifterna uppdateras regelbundet en gång per år. I samband med detta kontrolleras också om den registrerade ännu verkar i ett yrke eller en samhällelig position som hör till OP:s intressentgrupper.
11. Den registrerades rättigheter
Den registrerade har rätt att få den personuppgiftsansvariges bekräftelse på om den registrerades personuppgifter behandlas eller inte eller om de har behandlats.
Om den personuppgiftsansvarige behandlar den registrerades personuppgifter, har den registrerade rätt att få informationen i det här dokumentet samt en kopia av de personuppgifter som behandlas eller som har behandlats.
Den personuppgiftsansvarige kan debitera en rimlig administrationsavgift för ytterligare kopior som den registrerade begär. Om den registrerade gör sin begäran elektroniskt och inte har bett om något annat leveranssätt, levereras informationen i ett elektroniskt format som är allmänt använt, förutsatt att informationen kan levereras på ett informationssäkert sätt.
Den registrerade har också rätt att be den personuppgiftsansvarige att rätta eller radera den registrerades personuppgifter och den registrerade kan förbjuda behandlingen av sina personuppgifter för direktmarknadsföring.
Den registrerade har också i vissa situationer rätt att begära att behandlingen av personuppgifterna ska begränsas eller annars göra invändningar mot behandlingen av personuppgifter. Dessutom kan den registrerade be om att uppgifter som den registrerade själv har gett överförs i maskinläsbar form utgående från dataskyddsförordningen.
Alla här nämnda begäranden ska sändas till den ovannämnda kontaktpersonen för den personuppgiftsansvarige.
Om den registrerade anser att behandlingen av den registrerades personuppgifter inte är lagenlig, har den registrerade rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten.
12. Rätt att återkalla samtycke
Om den personuppgiftsansvarige behandlar den registrerades personuppgifter på basis av samtycke, har den registrerade rätt att återkalla sitt samtycke genom att kontakta den personuppgiftsansvarige. Om samtycket återkallas, påverkar det inte lagligheten för behandlingen före återkallandet.
13. Hur registret är skyddat
Den personuppgiftsansvarige har skyddat uppgifterna på ett lämpligt sätt tekniskt och organisatoriskt. Registret skyddas med bland annat följande medel:
- skydd av utrustning och filer
- identifiering av användare
- åtkomsträttigheter
- regler och kontroll för behandlingen
Den personuppgiftsansvarige kräver också att dess underleverantörer på ett tillbörligt sätt skyddar de personuppgifter som behandlas.